„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"
Seit Beginn des Jahres 2015 konfrontiert die Finanzverwaltung Unternehmen und Steuerpflichtige mit neuen Verwaltungsvorschriften über "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Die neuen Regelungen der GoBD führen dazu, dass eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Buchführungsprozesse, der digitalen Aufbewahrung und der Protokollierung – insbesondere an Schnittstellen – erforderlich ist.
Die Regelungen der GoBD hat das Bundesfinanzministerium in einem 38 Seiten umfassenden Schreiben niedergelegt. Obwohl die neuen Regelungen bereits seit dem 1. Januar 2015 ohne Übergangsregelung gelten, sind seitens der Finanzverwaltung allerdings immer noch nicht alle offenen Fragen abschließend geklärt. So sind aktuell unter Berücksichtigung praktischer Erfordernisse noch immer viele Detailfragen zur praktischen Abbildung der Vorgaben offen.
Zur Erleichterung der praktischen Umsetzung wurde daher mit Datum vom 19. Oktober 2015 von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, die auf den nachfolgend dargestellten GoBD-Vorgaben basiert und eine Orientierung im Rahmen der Übernahme in die betriebliche Praxis bietet.
INHALT
A. REGELUNGSINHALT
B. GELTUNGSBEREICH
C. WESENTLICHE ANFORDERUNGEN
I. Verfahrensdokumentation
II. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
1. Erfassung
2. 10-Tages-Regel
3. 8-Tages-Regel/Personenkonten
III. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
IV. Aufbewahrungspflicht
1. Ursprungsform maßgebend
2. Maschineller Zugriff
3. Ersetzendes Scannen
D. HINWEISE UND EMPFEHLUNGEN
Mittels GoBD werden die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Ordnungsmäßigkeit des Einsatzes von EDV bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Sie ersetzen die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Die neuen Bestimmungen betreffen jedoch nicht nur die eigentlichen Buchungssysteme sondern sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung wie zum Beispiel elektronische Kassensysteme, Fakturierungssysteme, Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, elektronische Fahrtenbücher, Kostenrechnungssysteme oder auch die Zeiterfassung.
Die GoBD sind für jeden verbindlich, der für steuerliche Zwecke Bücher führen oder Aufzeichnungen erstellen muss. Die Bestimmungen gelten daher für alle Aufzeichnungspflichtigen und zwar sowohl für die doppelte Buchführung als auch für sonstige gesetzlich geforderte Aufzeichnungen relevanter Daten, insbesondere somit auch für Nichtkaufleute und Einnahmenüberschussrechner.
Zwar hat die Finanzverwaltung betont, dass durch die GoBD lediglich der technischen Entwicklung Rechnung getragen werden soll, ohne dass hiermit eine Änderung der bisher geltenden Rechtslage beabsichtigt sei, dennoch gibt es Hinweise dafür, dass die Finanzverwaltung insbesondere im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen künftig die Ordnungsmäßigkeit von Buchführungen beanstanden und Prüfungsfeststellungen treffen wird, wenn die Regelungen der GoBD nicht eingehalten werden. In der Konsequenz muss dann mit Hinzuschätzungen und in der Folge mit entsprechenden Steuernachforderungen gerechnet werden.
Die wesentlichen Konkretisierungen der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Buchführungen betreffen
- die Abbildung der tatsächlichen Abläufe in einem klar geregelten und dokumentierten Prozess (Verfahrensdokumentation),
- die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen,
- die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen sowie
- die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen und Daten, insbesondere auch aus den bereits erwähnten Vor- und Nebensystemen.
Für Zwecke der Nachprüfbarkeit der Bücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen im Sinne einer Ordnungsmäßigkeit muss für sämtliche wesentlichen Abläufe im Unternehmen eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Vorgehens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. ("AWV") mit Datum vom 19. Oktober 2015 eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen orientieren können.
Hier kann diese Muster-Verfahrensdokumentation in der jeweils aktuellen Fassung online abgerufen werden.
II. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung bedeutet nach den GoBD, dass ein Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen ist. "Erfassung" im nachfolgenden Sinne bedeutet jedoch nicht zwingend, dass die Geschäftsvorfälle innerhalb der nachfolgend genannten Fristen gebucht sein müssen, sondern primär die manuelle Sichtung und Sicherung. Die Pflicht zur zeitgerechten Erfassung kann damit auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden. In diesem Fall gelten aber besondere Anforderungen zur Ordnung und Sicherung der Unterlagen gegen unberechtigten Zugriff und Veränderung. Deren Einhaltung ist vom Steuerpflichtigen durch eine Verfahrensdokumentation nachzuweisen.
Die GoBD nennen erstmals eine zeitliche Orientierung zur Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen: Für unbare Geschäftsvorfälle gehen die GoBD davon aus, dass eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich anzusehen ist.
Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen weiterhin – wie bisher – täglich erfasst werden.
3. 8-Tages-Regel/Personenkonten
Eingangsrechnungen sind nach den GoBD kontokorrentmäßig zu erfassen, sofern sie nicht innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden.
III. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Festschreibung
Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) unterliegt gemäß den GoBD konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung orientieren. Sobald die Erfassung mit Hilfe IT-gestützter Systeme erfolgt, sind die Anforderungen an die Unveränderbarkeit im Sinne einer Unzulässigkeit sog. "unprotokollierter Änderungen" derartiger Daten - auch für Vor- und Nebensysteme - zu erfüllen. Bestimmte Formate (z. B. MS Office) und Aufbewahrungsformen (bloße Ablage in einem Dateisystem wie z. B. Windows Explorer) erfüllen ohne zusätzliche Maßnahmen zur Vermeidung unprotokollierter Änderungen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Ebenso muss die Erfassung und Änderung von Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen nachvollziehbar sein, beispielsweise durch Historisierung, Protokollierung und einer zugehörigen Verfahrensdokumentation.
Sowohl elektronische Belege, Daten aus Vorsystemen sowie Stammdaten als auch sämtliche andere in einem Unternehmen erzeugte oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten(sätze) wie z. B. Word- oder Excel-Dateien sind in dieser Form unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder – unprotokolliert – verändert werden. Eine Aufbewahrung ausschließlich in ausgedruckter Form ist unzulässig. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen diese Daten(sätze) unverändert erhalten bleiben.
Zudem müssen elektronische Dokumente sowie Daten(sätze) für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Der Unternehmer muss die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch die Finanzverwaltung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleisten.
Grundsätzlich erlauben die GoBD die Vernichtung von Papierdokumenten nach dem Einscannen, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Der Unternehmer/Steuerpflichtige muss somit entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.
Aufgrund dieser Risikoverlagerung der Beweiskraft von digitalisierten Papierdokumenten zuungunsten des Unternehmers/Steuerpflichtigen (v. a. in gerichtlichen Verfahren) kann daher nicht bedenkenlos zur grundsätzlichen Vernichtung der Papierdokumente geraten werden.
Verantwortlichkeit
Werden elektronische Vor- und Nebensysteme (z. B. elektronische Kassensysteme, Fakturierungssysteme, Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, elektronische Fahrtenbücher, Kostenrechnungssysteme) eingesetzt, liegt die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit dieser Systeme sowie ihres GoBD-konformen Einsatzes beim Verwender, also dem Unternehmer/Steuerpflichtigen. Daher ist darauf zu achten, dass seitens der Hersteller derartiger Anwendungen die GoBD-Konformität ihrer Systeme gewährleistet wird.
Festschreibungsverpflichtung
Insbesondere im Zusammenhang mit der Verpflichtung zur zeitnahen Festschreibung von Buchungsdaten wird ab 2016 wohl in sämtlichen Buchhaltungsprogrammen standardmäßig keine Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung mehr möglich sein, sofern offene Buchungsstapel für die abzugebende Periode und die Vorperioden innerhalb des Buchungsjahres vorliegen. Es ist daher zu empfehlen, sich aktuell beim jeweiligen Softwareanbieter zu erkundigen, welche Maßnahmen zur reibungslosen Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen zu ergreifen sind.
Unveränderbarkeit/Nachprüfbarkeit
Im Rahmen der GoBD sollten bestehende IT-Systeme bzw. eingesetzte Software dahingehend überprüft werden, inwiefern die Anforderungen an eine geordnete Ablage sämtlicher Belege sowie Daten(sätze) im Sinne von Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit erfüllt werden, insbesondere bei Programmen zur Digitalisierung von Papierdokumenten. Es gibt bereits diverse Programmanbieter auf dem Markt zur Abbildung einer GoBD-konformen Erfassung im Sinne einer Belegidentifikation, -sichtung und -sicherung bzw. zur Erfassung und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten.