IMMER EINHUNDERT PROZENT

Persönlicher Einsatz.

Optimierung Prozess Finanzbuchhaltung

Erfolgreiche unternehmerische Entscheidungen basieren auf verlässlichen Zahlen, die zu jedem Zeitpunkt greifbar sein müssen.

Unser Mandant ist ein vom Gründer geführtes Start-Up, welches sich über die letzten Jahre zu einem Mittelstandsunternehmen mit mehreren Tochterunternehmen etabliert hat.

Im Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit des Unternehmens steht eine entwickelte Web-Plattform, über welche alle Umsätze abgewickelt werden.

Aufgabenstellung

Die Anzahl der einzelnen Umsatztransaktionen ist mengenmäßig sehr stark gestiegen, so dass eine manuelle Erfassung der Buchungssätze an ihre Grenzen gestoßen ist. Zudem mussten betriebswirtschaftliche Auswertungen und Kostenanalysen in der Vergangenheit individuell und zeitaufwendig erstellt werden.

An diesem Punkt wurden wir beauftragt, die Buchhaltung zu automatisieren, eine Kostenstellenrechnung sowie weitere Auswertungen aus der Buchhaltung zu generieren und zusätzliche Buchhaltungstätigkeiten zu übernehmen.

Ziel war es, den Mandanten zu entlasten, eine zeitnahe und aussagekräftige Buchhaltung zu etablieren sowie dies effektiv und kostenbewusst umzusetzen.

Lösungsansatz

Zunächst wurden die möglichen Schnittstellen der Web-Plattform analysiert und anschließend ein geeignetes Format gefunden, um aus den Daten komplette Buchungssätze aufzubauen und in DATEV einzulesen. So werden aktuell alle Ausgangsumsätze in eine Datei übernommen und gesammelt verarbeitet; manuelle Verbuchungen und Nachbearbeitungen sind nicht mehr notwendig.

Ebenso wurde in Zusammenarbeit mit dem Mandanten eine geeignete Kostenstellenrechnung aufgebaut und für den Mandanten relevante Auswertungen individuell erstellt. Diese Informationen können nun „auf Knopfdruck“ vom Mandanten aus der Buchhaltung abgerufen werden.

Im Anschluss wurden weitere Optimierungen in Angriff genommen: Neben den Ausgangsumsätzen können zum Beispiel alle Debitorenstammdaten aus der Web-Plattform in DATEV übernommen werden, ohne dass diese erneut erfasst werden müssten. Daneben sind die Bereiche Gehalts- und Anlagenbuchhaltung integriert, so dass auch hier manuelle Buchungen entfallen. Weitere Verknüpfungen bestehen per Kontoauszugsmanager für die erleichterte Erfassung der Bankbewegungen. Wiederkehrende Zahlungen werden außerdem durch Anlegen von Lerndateien erkannt und automatisch dem richtigen Konto zugeordnet.

Unsere Leistungen umfassen auch die wöchentliche, zeitnahe Verbuchung vor Ort beim Mandanten. Dadurch ist es möglich, den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen direkt aus DATEV zu nutzen. Manuelle Zahlungen und Mahnschreiben entfallen.

Mehrwert für den Mandanten

GKK PARTNERS hat eine höchst nutzenbringende und zeitoptimierte Lösung entwickelt. Dabei wurden individuelle Mandantenwünsche berücksichtigt. Ressourcen des Mandanten werden so entlastet und können sich nun stärker auf den Controlling-Aspekt konzentrieren.