A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen - elektronische Antragstellung verpflichtend

Einleitung

Für geschäftliche Reisen in einen EU-Mitgliedstaat muss eine A1 Bescheinigung zum Nachweis des Versicherungsstatus im Heimatland mitgeführt werden – selbst dann, wenn es sich nur um eine  Tagesreise handelt. Die Bescheinigung muss jeweils vor einer Dienstreise und für jede Reise einzeln beantragt werden. Diese Regelungen bestehen unverändert seit mehreren Jahren. Dennoch ist das Thema bei Unternehmen noch immer vernachlässigt worden und die damit verbundenen Risiken wenig bekannt. In erster Linie betrifft die Thematik Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiter im EU-Ausland einsetzen oder in Grenznähe angesiedelt sind und damit oftmals automatisch im Arbeitsalltag grenzüberschreitend tätig werden. Im immer enger verbundenen europäischen Wirtschaftsraum kann das Thema aber auch für kleinere Unternehmen relevant werden, die Messen besuchen oder ihre Produkte in neuen Märkten vertreiben wollen.

Wozu dient die A1 Bescheinigung?

Grundsätzlich gilt im Sozialversicherungsrecht das sogenannte Territorialitätsprinzip. Das bedeutet, dass Sozialversicherungspflicht dort entsteht, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Im Rahmen der Ein- oder Ausstrahlung oder eines Sozialversicherungsabkommens wie bspw. innerhalb der EU sind unter bestimmten Voraussetzungen aber auch bei einem Auslandseinsatz weiterhin die nationalen Vorschriften anzuwenden. Die A1 Bescheinigung ist in diesen Fällen der Nachweis bei Kontrolle durch ausländische Behörden, dass der Arbeitnehmer weiterhin den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Damit wird vermieden, dass für den Dienstreisenden Sozialversicherungsbeiträge im Zielland zu entrichten sind.

Die EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 und (EG) 987/2009 besagen, dass Dienstreisende verpflichtet sind, selbst bei kurzfristigen, eintägigen Dienstreisen/Entsendungen ins Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen und mit sich zu führen. Das gilt für alle EU-Staaten sowie für die Schweiz und Norwegen. Außerdem sind aus deutscher Sicht auch Länder wie Israel, Korea, Japan und Kanada einbezogen, weil Deutschland hier entsprechende bilaterale Abkommen geschlossen hat.

Darüber hinaus dient die A1 Bescheinigung dem Mitarbeiter zum Nachweis seiner Versicherung im Schadensfall. Im Krankheitsfall reicht zwar oftmals die deutsche Krankenkassenkarte bereits aus. Aber insbesondere bei Arbeitsunfällen im Ausland fordern die Versicherer neben der Krankenkassenkarte auch die Vorlage einer A1 Bescheinigung. Bei fehlender Bescheinigung kann es zu Komplikationen bzw. ausbleibender Kostenübernahme durch die Unfallversicherung kommen.

Ordnungsgelder bei fehlender A1 Bescheinigung

Seit 2017 berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Dienstreisende werden an Flughäfen oder am Messegelände explizit angesprochen und geprüft. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder. Darüber hinaus kann es zur Verweigerung der Einreise bzw. Betreten der Messe oder des Betriebsgeländes kommen. Konkret sind hier bisher Frankreich, Österreich, Irland und europäische Länder mit Grenzkontrollen bei der Einreise genannt worden.

Österreich und Frankreich haben sich in der Praxis darauf verständigt, dass bei einer Kontrolle der Nachweis der Beantragung einer A1 Bescheinigung ausreicht, um ein Ordnungsgeld zu vermeiden.

Verpflichtende elektronische Beantragung seit 1. Januar 2019

Seit dem 1. Januar 2019 sind A1 Bescheinigungen ausschließlich elektronisch zu beantragen. Die Schnittstelle zu den entsprechenden Institutionen (Krankenkassen, Deutsche Rentenversicherung) ist in den Personalabrechnungsprogrammen und somit in der Entgeltabrechnung eingegliedert worden. Für eine Übergangsphase wurde die Möglichkeit von Papieranträgen der A1 Bescheinigung bis zum 30. Juni 2019 verlängert.

Unternehmen mit einer hohen Anzahl grenzüberschreitender Tätigkeiten und Einsätzen haben oftmals aufgrund der komplexen Anforderungen eine gesonderte Abteilung, die diese Auslandseinsätze organisiert und koordiniert. In anderen Fällen ist die Gehaltsabrechnung ausgelagert und wird vom Steuerberater übernommen. Fast immer jedoch werden grenzüberschreitende Einsätze und die Erstellung der Entgeltabrechnung an verschiedenen Stellen und von unterschiedlichen Personen durchgeführt.

Unternehmen müssen also Voraussetzungen schaffen, dass der Informationsfluss zum grenzüberschreitenden Einsatz zwischen den einzelnen Abteilungen zeitnah und vollständig funktioniert, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Zuständigkeit der Ausstellung einer A1 Bescheinigung

Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters zu stellen. Bei privat versicherten Arbeitnehmern ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu senden.

Zusammenfassung

Man kann festhalten, dass das Thema in zwei Bereichen Risiken birgt. Zum einen in der Entstehung von Ordnungsgeldern, zum anderen im Verlust des Versicherungsschutzes im Schadensfall.
Beide Risiken können durch gutes Schnittstellenmanagement zwischen den Abteilungen, in denen die Dienstreisen geplant werden und der Entgeltabrechnung, die die A1 Bescheinigungen beantragt, minimiert bzw. ausgeschlossen werden. Hierzu muss insbesondere festgehalten werden, wer und welche Informationen gemeldet werden müssen. Außerdem muss in der Planung von Dienstreisen berücksichtigt werden, dass die Beantragung der A1 Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise erfolgen muss. Der Antrag sollte also einer der ersten Schritte sein, sobald eine Dienstreise feststeht.

Darüber hinaus ist es für betroffene Unternehmen wichtig, das Verständnis dahingehend zu schärfen, dass es aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht keine zeitliche Mindestdauer zur Einstufung als Entsendung gibt. Bereits ein einfacher Kundentermin hinter der Grenze ist von den beschriebenen Regelungen betroffen.

Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. Die Ausführungen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und können daher eine qualifizierte, fachliche Beratung im Einzelfall weder ganz noch teilweise ersetzen. GKK PARTNERS steht Ihnen dazu gerne zur Verfügung.


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