Berücksichtigung von Absagen im Rahmen der Ermittlung des geldwerten Vorteils bei Betriebsfeiern

Die diesjährigen Weihnachtsfeiern sind schon in Planung. Wie jedes Jahr stellt sich die Frage der steuerlichen Behandlung und deren Auswirkung in der Lohnabrechnung. Das Thema der steuerlichen Behandlung ist grundsätzlich eindeutig in § 40 EStG geregelt. Dennoch bleiben weiterhin Einzelfragen unklar.

Das Finanzgericht Köln hatte sich mit der Behandlung von Mitarbeitern zu beschäftigen, die zugesagt haben, aber am Ende nicht teilnehmen können, und ob das eine Auswirkung auf die teilnehmenden Mitarbeiter haben kann.

Nach § 19 Abs.1 Nr. 1a Satz 1 EStG gehören zu den Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltungen). Voraussetzung ist, dass die Teilnahme an der Veranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs bzw. zumindest eines Teilbetriebs oder einer Abteilung offen steht.

Es sind dabei alle Aufwendungen des Arbeitgebers inkl. Umsatzsteuer zu berücksichtigen unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um den rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Gemäß dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 ist bei der Verteilung der Kosten auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer abzustellen (Arbeitnehmer und Begleitpersonen). Die Kosten für Begleitpersonen sind dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen.

Soweit die Aufwendungen, die dem einzelnen Mitarbeiter zuzurechnen sind, jedoch je Betriebsveranstaltung nicht die Höhe von EUR 110 übersteigen entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (Freibetrag). Der Freibetrag kann pro Mitarbeiter und Jahr auf zwei Betriebsveranstaltungen angewandt werden.

In dem, dem Urteil zugrunde liegenden Sachverhalt, klagte eine GmbH, die als Teil ihrer Weihnachtsfeier 2016 einen gemeinsamen Kochkurs organisierte, zu dem alle 30 Betriebsangehörigen eingeladen worden waren. Jedem Teilnehmer stand frei, unbegrenzt Speisen und Getränke zu verzehren. Von den ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmern sagten zwei kurzfristig ab. Dies reduzierte die bereits veranschlagten Kosten in Höhe von EUR 3.052,35 (für die benötigten Lebensmittel und Getränke) durch den beauftragten Veranstalter allerdings nicht.

Im Rahmen der Lohnversteuerung ordnete die GmbH jedem der tatsächlichen Teilnehmer die Kosten zu, die bei ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmern auf jede Person entfallen wären. Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohns unter Berücksichtigung des Freibetrags von EUR 110 errechnete die GmbH daher einen steuerpflichtigen Betrag von EUR 76,25 (EUR 3.052,35 / 27 Anmeldungen bzgl. Freibetrag EUR 110 x 25 Teilnehmer).

Das Finanzamt dagegen verlangte, dass ausschließlich auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Arbeitnehmer abzustellen sei (vgl. oben BMF Schreiben v. 14. Oktober 2015), sodass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab. Das Finanzamt ermittelte einen steuerpflichtigen Betrag in Höhe von EUR 302,35 (EUR 3.052,35 / 25 Anmeldungen abzgl. Freibetrag EUR 110 x 25 Teilnehmer). Hiergegen klagte die GmbH mit Erfolg.

Laut dem Kölner Finanzgericht sei es nicht nachvollziehbar, warum den Feiernden die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers für sog. „No-Shows“ zuzurechnen seien. Unter diesen „No-Show-Kosten“ sind Kosten zu verstehen, die auf die zwar angemeldeten, aber nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen. Dies gilt laut dem Urteil insbesondere im vorliegenden Streitfall, da die feiernden Mitarbeiter keinen Vorteil durch die Absage ihrer beiden Kollegen gehabt hätten. Schließlich habe nach dem Veranstaltungskonzept jeder Teilnehmer nach seinem Belieben unbegrenzt Speisen und Getränke konsumieren dürfen.

Zu beachten ist jedoch, dass das Finanzamt die zugelassene Revision beim BFH eingelegt hat (Az. VI R 31/18). Damit steht eine finale Entscheidung zu der Berechnung noch aus.

Grundsätzlich können sich Arbeitgeber in der Ermittlung des geldwerten Vorteils aufgrund einer Betriebsveranstaltung durchaus auf das Urteil des Finanzgerichts berufen und sog. „No-Shows“ zwar bei der Verteilung der Gesamtkosten nicht aber bei der Berechnung des geldwerten Vorteils berücksichtigen. 

Es bleibt jedoch das Risiko, dass der BFH im Rahmen der Revision nicht das Finanzgericht sondern die Sichtweise der Finanzverwaltung bestätigt. Damit verbundene spätere Nachzahlungen gehen zu Lasten des Arbeitgebers.

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