Verrechnungspreise sind für international tätige Unternehmensgruppen aus Controlling-Sicht aber insbesondere auch aus steuerlicher Sicht von zentraler Bedeutung. Konzerninterne, grenzüberschreitende Transaktionen sind aus steuerlicher Sicht entsprechend des Fremdvergleichsgrundsatzes zu verrechnen, d.h. so, wie auch fremde Dritte diese verrechnet hätten. Die Überprüfung der Einhaltung des Fremdvergleichsgrundsatzes spielt auch in Betriebsprüfungen eine wesentliche Rolle. Ausgangspunkt in der Betriebsprüfung ist dabei in der weit überwiegenden Zahl der Fälle die Verrechnungspreisdokumentation, in der die Verrechnungspreise des Steuerpflichtigen für die geprüften Jahre dargelegt und begründet werden.
Welche Konsequenzen drohen bei fehlender Dokumentation?
Der deutsche Gesetzgeber verpflichtet betroffene Unternehmen, eine Verrechnungspreisdokumentation zu erstellen, deren Umfang sich nach der Größenordnung der Unternehmen bzw. ihrer konzerninternen, grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen richtet. Wird trotz Verpflichtung keine oder eine nicht verwertbare Verrechnungspreisdokumentation erstellt drohen Strafzuschläge oder Schätzungen durch die Finanzverwaltung.
Durch eine gesetzliche Neuregelung gelten seit dem 1. Januar 2025 verschärfte Vorlagepflichten für die Verrechnungspreisdokumentation gegenüber der deutschen Finanzbehörde. Zeitgleich wurde die Dokumentationsverpflichtung um die Transaktionsmatrix als weiteres Element ergänzt.
Welche Elemente umfasst die Dokumentationspflicht?
Die Verrechnungspreisdokumentation muss in Deutschland in Abhängigkeit der Erfüllung gewisser Größenkriterien die folgenden Elemente enthalten:
- Country-by-Country Reporting, ein länderbezogener Bericht mit wesentlichen Informationen zu den einzelnen Konzerngesellschaften (bei Konzernumsatz ≥ EUR 750 Millionen).
- Master File, das einen Überblick über die Geschäftstätigkeit der Unternehmensgruppe sowie deren Verrechnungspreissystem allgemein gibt (bei Unternehmensumsatz ≥ EUR 100 Millionen).
- Local File, das als landesspezifische, unternehmensbezogene Dokumentation die grenzüberschreitenden Geschäftsvorfälle des Unternehmens mit verbundenen Unternehmen darstellt (bei konzerninternen, grenzüberschreitenden (a) Güter- und Warentransaktionen ≥ EUR 6 Millionen oder (b) sonstigen Transaktionen ≥ EUR 600.000).
Achtung: Auch bei Unterschreiten der Grenzen müssen Informationen zur Verrechnungspreissystematik und Angemessenheit in Betriebsprüfungen zur Verfügung gestellt werden. - Transaktionsmatrix als strukturierte, tabellarische Übersicht, die Informationen zu den grenzüberschreitenden Transaktionen zu nahestehenden Personen und Betriebsstätten enthält
- Dokumentation außergewöhnlicher Geschäftsvorfälle, sofern relevant.
Verschärfte Vorlagefristen seit 1. Januar 2025
Bis Ende letzten Jahres musste die Verrechnungspreisdokumentation im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig auf Anfrage mit einer Frist von 60 Tagen vorgelegt werden. Lediglich für die Dokumentation außergewöhnlicher Geschäftsvorfälle galt eine verkürzte Frist von 30 Tagen. Diese Fristen haben sich mit Beginn des Jahres 2025 drastisch verkürzt.
Innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung sind ohne gesonderte Aufforderung die folgenden Bestandteile der Verrechnungspreisdokumentation vorzulegen:
- Transaktionsmatrix
- Master File, sofern eine Verpflichtung zur Erstellung bestand
- Dokumentation außergewöhnlicher Geschäftsvorfälle, sofern relevant
Das Local File ist daneben auf gesonderte Anforderung ebenfalls innerhalb von 30 Tagen vorzulegen.
Auch außerhalb von Betriebsprüfungen kann die Finanzbehörde die Verrechnungspreisdokumentation jederzeit anfordern. In diesen Fällen gilt ebenfalls die neu eingeführte 30 Tage Frist.
Wie sollten Unternehmen jetzt reagieren?
Mit Blick auf die sehr knappen Fristen ist eine zeitnahe, möglichst jährliche Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation empfehlenswert.
Da die Neuregelungen auch für noch nicht bestandskräftige Veranlagungsjahre vor 2025 gelten, ist es sinnvoll, eine Verrechnungspreisdokumentation auch für diese Jahre frühzeitig zu erstellen oder zu prüfen, ob bereits bestehende Verrechnungspreisdokumentationen den (neuen) Anforderungen entsprechen.
Dies gilt insbesondere dann, wenn der Beginn einer Betriebsprüfung absehbar ist. Warten auf die Prüfungsanordnung ist angesichts der knappen Fristen nicht zu empfehlen.
Gerne unterstützen wir Sie mit einer Prüfung bereits bestehender Dokumentationen oder bei der Dokumentationserstellung.
