Neufassung BMF-Schreibens zu Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung

Am 18. Juli 2019 hat das BMF einen koordinierten Ländererlass mit Änderungen zu den GoBD veröffentlich (datiert auf den 11. Juli 2019). Einige wesentliche Änderungen möchten wir Ihnen nachstehend kurz darstellen:

• Anerkennung von Cloud-Systemen als zulässige Datenverarbeitungssysteme (Rn. 20). Das bedeutet, dass eigene Hardwarelösungen vor Ort nicht mehr länger notwendig sind.

• Die bildliche/elektronische Erfassung von Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen ist fortan auch per Smartphone zulässig (Rn. 130), was insbesondere für kleinere Betriebe zu erheblichen Erleichterungen führen dürfte. Die erfassten Daten sind dann für die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (gleiches gilt für OCR-Formate).

• Eine Digitalisierung der Belege im Ausland ist zulässig, soweit der Beleg im Ausland entstanden oder empfangen wurde (z. B. Rechnungen bei dienstlichen Auslandsreisen) (Rn.130).

• Eine Konvertierung der digitalisierten Belege ist zulässig, soweit diese deren Verwertbarkeit nicht einschränkt (Rn. 131). Bei der Konvertierung in eigene „Inhouse-Formate“ ist zusätzlich auch die ursprüngliche Datei (z. B. PDF) aufzubewahren. Falls die Konvertierung bestimmte Kriterien erfüllt (u.a. keine bildliche oder inhaltliche Veränderung; Überprüfbarkeit des Prozesses) kann auf die zusätzliche Archivierung der Ursprungsdatei verzichtet werden. Aus Nachweiszwecken halten wir die doppelte Archivierung allerdings für empfehlenswert.

• Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen (Rn. 136).

• Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (Rn. 140, 141).