Alles rund um unsere Leistungen im Bereich IT-Consulting.
VERFAHRENSDOKUMENTATION NACH GoBD – NACHVOLLZIEHBARE FINANZPROZESSE
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Unternehmen steuerlich relevante Belege und Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt. Sie macht Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kontrollen für sachverständige Dritte nachvollziehbar.
GKK PARTNERS unterstützt Sie bei der Erstellung und Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation. Wir verbinden Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung mit IT-Kompetenz – für dokumentierte Prozesse, eine nachvollziehbare Buchführung und die gezielte Digitalisierung Ihrer Finanzorganisation.
WARUM IST EINE VERFAHRENSDOKUMENTATION ZWINGEND ERFORDERLICH?
Die GoBD verlangen eine verständliche Dokumentation der steuerlich relevanten IT-Verfahren. Sie muss zeigen, wie Belege und Daten verarbeitet werden und welche Kontrollen dabei greifen.
Fehlt diese Dokumentation oder entspricht sie nicht den tatsächlichen Abläufen, kann das Rückfragen und zusätzlichen Aufwand bei einer Betriebsprüfung verursachen. Werden dadurch Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, können sich weitergehende steuerliche Risiken ergeben.
WELCHEN MEHRWERT BIETET EINE VERFAHRENSDOKUMENTATION?
- ERSETZENDES SCANNEN – WENIGER PAPIER, KLARE ABLÄUFE
Digitalisieren Sie Ihre Papierbelege mit einem nachvollziehbaren Scan- und Archivierungsprozess. Wir dokumentieren die Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollen nach den GoBD. Gemeinsam klären wir, welche Originale anschließend vernichtet werden dürfen. So reduzieren Sie Papierarchive und schaffen klare Regeln für den Umgang mit Ihren Belegen.
- PROZESSTRANSPARENZ – DIE BASIS FÜR DIGITALE FINANZPROZESSE
Machen Sie sichtbar, wie Rechnungen in Ihrem Unternehmen eingehen, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation hält Zuständigkeiten und Kontrollen fest. Dabei erkennen wir Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte – und zeigen, wo Digitalisierung und Automatisierung Ihre Finanzorganisation entlasten können.
WAS VERBIRGT SICH HINTER EINER VERFAHRENSDOKUMENTATION?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Unternehmen steuerlich relevante Belege und Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt. Sie macht Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollen nachvollziehbar. In der Regel umfasst sie vier Bestandteile:
- Allgemeine Beschreibung: Organisation, Anwendungsbereich und Überblick über die relevanten Verfahren.
- Anwenderdokumentation: Arbeitsschritte, Zuständigkeiten und Bedienung der eingesetzten Anwendungen.
- Technische Systemdokumentation: Systeme, Schnittstellen und technische Verarbeitung.
- Betriebsdokumentation: Betrieb, Kontrollen, Datensicherung und Umgang mit Änderungen.
Änderungen an Prozessen und Systemen müssen sich in der Dokumentation wiederfinden. Frühere Fassungen bleiben über eine nachvollziehbare Versionierung dokumentiert.
WIE KÖNNEN WIR SIE UNTERSTÜTZEN?
1. Bestehende Prozesse verstehen
Wir erfassen Ihre rechnungslegungsrelevanten Abläufe, IT-Systeme und Zuständigkeiten. Dabei betrachten wir auch die vorhandenen Kontrollen und identifizieren Dokumentationslücken.
2. Ihre Verfahrensdokumentation erstellen
Wir dokumentieren Ihren Rechnungseingangsprozess – vom Eingang bis zur Archivierung:
- Scannen von Papierrechnungen und Reisekostenbelegen
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Rechnungsprüfung und Freigabe
- Belegablage, Schutz vor unbemerkten Änderungen und Datensicherung
3. Buchhaltung und Datenzugriff nachvollziehbar dokumentieren
Wir beschreiben, wie Belege und Daten in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem gelangen und dort verarbeitet werden. Dazu gehört auch, wie Sie elektronische Belege und Buchhaltungsdaten für eine Betriebsprüfung bereitstellen.
4. Verbesserungen gezielt umsetzen
Wir zeigen Ihnen, wo Ihre Abläufe von den GoBD-Anforderungen abweichen, und entwickeln praktikable Lösungen. Bei der Umsetzung begleiten wir Sie fachlich. Gleichzeitig identifizieren wir Möglichkeiten, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Ihre Finanzprozesse zu digitalisieren.
Identifikation und Nutzung Ihres Digitalisierungspotentials
VERFAHRENSDOKUMENTATION UND JÄHRLICHE UPDATES
FORTLAUFENDE OPTIMIERUNG DER PROZESSE
KONTROLLE UND VERFAHREN FÜR GoBD-RELEVANTE PROZESSE
VERFAHRENSDOKUMENTATION UND JÄHRLICHE UPDATES
FORTLAUFENDE OPTIMIERUNG DER PROZESSE
KONTROLLE UND VERFAHREN FÜR GoBD-RELEVANTE PROZESSE
VERFAHRENSDOKUMENTATION UND JÄHRLICHE UPDATES
FORTLAUFENDE OPTIMIERUNG DER PROZESSE
KONTROLLE UND VERFAHREN FÜR GoBD-RELEVANTE PROZESSE
WIR BEGLEITEN SIE BEI DER GoBD-KONFORMEN GESTALTUNG IHRER PROZESSE
Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation nach den GoBD und begleiten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Finanzprozesse. Dabei berücksichtigen wir die steuerlichen Anforderungen und Ihre betrieblichen Abläufe. Für Prozesse wie Reisekostenabrechnung und Rechnungsfreigabe zeigen wir Ihnen passende Lösungen – für weniger Papier und manuelle Arbeitsschritte.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
Für wen ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich?
Eine Verfahrensdokumentation ist für Unternehmen erforderlich, die steuerlich relevante Belege und Daten mit IT-Systemen erfassen, verarbeiten oder aufbewahren. Das betrifft auch kleinere Unternehmen. Sie beschreibt die eingesetzten Verfahren und macht Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollen nachvollziehbar. Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität der Prozesse und Systeme.
Wann muss eine Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Die Verfahrensdokumentation muss mit Ihren tatsächlichen Abläufen übereinstimmen. Ändern sich relevante Prozesse, IT-Systeme, Zuständigkeiten oder Kontrollen, ist sie entsprechend anzupassen. Typische Anlässe sind ein neues Buchhaltungssystem oder geänderte Rechnungsfreigaben. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Eine regelmäßige Überprüfung hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Welche Rolle spielen E-Rechnungen in der Verfahrensdokumentation?
E-Rechnungen gehören zu den digitalen Belegprozessen Ihres Unternehmens. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie sie empfangen, geprüft, verarbeitet und aufbewahrt werden. Dabei sind die strukturierten Rechnungsdaten entscheidend: Eine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck allein reicht für deren Aufbewahrung nicht aus. Dokumentieren Sie deshalb auch die beteiligten Systeme, Schnittstellen und Kontrollen.
Wann dürfen gescannte Papierbelege vernichtet werden?
Papierbelege dürfen nach einer ordnungsgemäßen Digitalisierung vernichtet werden, soweit keine steuerlichen oder anderen Vorschriften die Aufbewahrung des Originals verlangen. Die elektronische Fassung muss nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben. Der Scanprozess und seine Kontrollen gehören in die Verfahrensdokumentation. Prüfen Sie außerdem, ob Originale wegen ihrer besonderen Beweiskraft erhalten bleiben sollten.
