Sonderinformation E-Rechnung
Mobiles Arbeiten und eine flexible Arbeitszeitgestaltung sind nur zwei wesentliche Entwicklungen, die zu einem festen Bestandteil der heutigen Arbeitswelt geworden sind. Ohne die nahezu vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen wäre diese Entwicklung jedoch nicht möglich gewesen. Da ist es nicht verwunderlich, dass auch Handels- und Geschäftsbriefe digital versendet und empfangen werden. Diesen Trend hat auch der Gesetzgeber erkannt.
Ab 2024 plant die EU, dass die Mitgliedsstaaten die obligatorische Verpflichtung für die elektronische Rechnungsstellung einführen dürfen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant für im Inland ansässige Unternehmer die verpflichtende Umsetzung der elektronischen Rechnung im inländischen B2B Bereich (sofern der Umsatz i. S. d. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG nicht steuerfrei ist) mit dem Gesetzesentwurf zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen sowie Steuervereinfachungen und Steuerfairness, kurz das „Wachstumschancengesetz“. Für im Ausland ansässige Unternehmer, die für umsatzsteuerliche Zwecke im Inland registriert sind, soll bislang keine Verpflichtung bestehen.
Ab dem 1. Januar 2025 soll die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Damit ist eine vollständige elektronische Verarbeitung möglich. Die E-Rechnung muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (CEN-Format EN 16931). Ausgestellte Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen (z. B. PDF-Rechnungen per E-Mail) werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft.
1. Zeitliche Planung
Der geplante Gesetzesentwurf sieht für die verpflichtende Umsetzung der E-Rechnung folgende Fristen sowie eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vor:
- Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend.
- Sonstige Rechnungen in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) können für einen Umsatz zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2025 bis zum 31. Dezember 2025 ausgestellt werden. Dies bedarf jedoch die Zustimmung des Empfängers.
- Bis 31. Dezember 2026 können sonstige Rechnungen für einen Umsatz zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2026 unter Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres nicht TEUR 800 überstiegen hat.
- Bis 31. Dezember 2027 können weiterhin sonstige Rechnungen unter Zustimmung des Empfängers übermittelt werden. Zusätzliche Voraussetzung ist die Übermittlung über EDI (elektronischer Datenaustausch).
- Ab dem 1. Januar 2028 soll die E-Rechnung ohne Ausnahmen im B2B Umfeld verpflichtend zur Anwendung kommen.
Mit einer Zustimmung des Entwurfs des Wachstumschancengesetzes ist am 15. Dezember 2023 zu rechnen. Eine zeitliche Planung zur Veröffentlichung besteht bislang nicht.
2. Technische Voraussetzungen
Eine elektronische Rechnung muss in Übereinstimmung mit der CEN-Norm 16931 folgende Anforderungen erfüllen:
- Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
- Das Format muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Hinweis: Eine Bilddatei, eine gescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument erfüllen die oben ausgeführten Anforderungen nicht!
3. Etablierte Rechnungsformate
Der Grundstein für die technische Umsetzung der elektronischen Rechnung wurde bereits 2014 mit dem „zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – kurz „ZUGFeRD“ gelegt. Dabei handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten besteht. Der Austausch von Rechnungen im ZUGFeRD Format ist dabei beispielsweise per E-Mail, Upload oder Download über ein entsprechendes Portal möglich. Im Gegensatz zum ZUGFeRD Format ist der Austausch der sog. XRechnung nur als Webservice möglich.
4. Implementierung der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung im Unternehmen kann neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten auch darauf abzielen, Rechnungsprozesse neu zu denken und Kosten durch Automatisierung langfristig zu senken.
Der große Vorteil der E-Rechnung liegt in ihrem strukturierten und einheitlichen Datenformat. ERP-Hersteller beginnen bereits heute damit, dieses Format zu unterstützen und z.B. durch intelligente Analyse der Rechnungsdaten die Buchführung automatisiert vorzubereiten.
Entscheidend für die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung ist eine frühzeitige Vorbereitung des IT-Projekts unter Berücksichtigung einer ganzheitlichen Analyse der damit verbundenen Geschäftsprozesse.
Die Einführung der E-Rechnung und die damit verbundenen rechnungslegungsrelevanten Geschäftsprozesse sowie die eingesetzte Soft- und Hardware müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden, um den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nachzukommen.
5. Fazit
Unabhängig davon, ob die elektronische Rechnung per Gesetz verpflichtend vorgeschrieben wird, sie wird kommen! Papierrechnungen sind nicht mehr zeitgemäß und stellen ein Relikt vergangener Zeiten dar. Eine automatisierte Verarbeitung spart Zeit und wertvolle Ressourcen, die auch bedingt durch den Fachkräftemangel und die demographische Entwicklung dringend benötigt werden.
Sehen Sie die Verpflichtung für die Umsetzung der E-Rechnung als Chance, interne Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und die Digitalisierung in ihrem Unternehmen voranzutreiben.
Sie haben weiterführende Fragen zu den rechtlichen und technischen Anforderungen? Das Team von GKK PARTNERS steht Ihnen gerne zur Verfügung.
