Sonderinformation Lohn & Gehalt III 2023
1. Remote Work im Ausland
Remote Work führt generell dazu, dass Mitarbeiter mehr im Homeoffice arbeiten und sich die Wohnorte oft weit entfernt vom Sitz des Arbeitgebers befinden. Solange sich der Wohnsitz/Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters weiterhin in Deutschlands befindet, ergeben sich im Rahmen der Lohnsteuer und der Sozialversicherung keine Probleme. Schwierigkeiten ergeben sich, wenn der Mitarbeiter in Deutschland alle Zelte abbricht und ins Ausland zieht. Ein solcher Wegzug birgt gewisse Risiken, auf die wir Sie aufmerksam machen möchten.
Je nachdem, in welches Land der Mitarbeiter ziehen möchte, sind die nationalen Regelungen zur Lohnsteuer sowie das entsprechende Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten. In den Doppelbesteuerungsabkommen sind auch die Sonderregelungen, z.B. für Grenzgänger, zu beachten. Sozialversicherungsrechtlich ist innerhalb der EU die Verordnung zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme zu beachten. Ansonsten gelten ebenfalls die nationalen Regelungen. Aus den Regelungen ergibt sich, welches Land das Recht zur Besteuerung des Arbeitslohns und das Recht zur Erhebung der Sozialversicherungsbeiträge hat.
In der Regel kommt es dazu, dass sich das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn sowie das Recht zur Erhebung der Sozialversicherungsbeiträge ins Ausland verlagert. Insoweit ist es erforderlich, einen ausländischen Steuerberater mit der Lohnabrechnung zu beauftragen. Hierzu können wir Ihnen gerne Kontakte zu Beratern aus dem Morison-Netzwerk zur Verfügung stellen.
Ferner kann es in bestimmten Konstellationen dazu kommen, dass das ausländische Homeoffice des Arbeitnehmers zu einer Betriebsstätte des Arbeitgebers wird. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dazu auffordert, dauerhaft aus dem Homeoffice zu arbeiten und ihm keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
2. Änderung des Doppelbesteuerungsabkommens mit Österreich
Deutschland und Österreich haben am 21. August 2023 ein Änderungsprotokoll zum Doppelbesteuerungsabkommen unterzeichnet. Die bestehende Grenzgängerregelung wurde neu gefasst und vereinfacht. Mit der neuen Regelung ist es bereits ausreichend, wenn sich Hauptwohnsitz und üblicher Tätigkeitsort in Grenznähe befinden.
Die Regelung zum täglichen Pendeln entfällt ersatzlos. Die Tätigkeit wird üblicherweise in Grenznähe ausgeübt, wenn der Arbeitnehmer im Kalenderjahr an höchstens 45 Tagen bzw. 20% der tatsächlichen Arbeitstage außerhalb der Grenzzone tätig wird. Arbeitstage im Homeoffice gelten damit nicht mehr als schädliche Tage im Rahmen der Grenzgängerregelung.
Die Grenzzone wurde leicht ausgeweitet und umfasst nun auch Gemeinden, die sich nur teilweise in der Zone von 30 Kilometern dies- und jenseits der Grenze befinden.
Die neue Regelung gilt, unabhängig von der Ratifizierung des Änderungsprotokolls, ab dem 1. Januar 2024.
3. Erkrankung von Arbeitnehmern vor Beschäftigungsbeginn oder während der ersten vier Wochen der Beschäftigung
Erkrankt ein Arbeitnehmer bereits vor Beginn der Beschäftigung oder während der ersten vier Wochen so besteht gem. Entgeltfortzahlungsgesetz kein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Der Arbeitgeber kann jedoch auf freiwilliger Basis eine Lohnfortzahlung leisten.
Erkrankt der Arbeitnehmer vor Beginn der Beschäftigung und leistet der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung, so verschiebt sich der sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsbeginn. Dies möchten wir Ihnen im nachfolgenden Beispiel darstellen:
Der arbeitsrechtliche Beschäftigungsbeginn ist der 1. Februar 2023, der Arbeitnehmer meldet sich jedoch ab 29. Januar bis einschließlich 15. Februar arbeitsunfähig. Der Arbeitgeber leistet keine Lohnfortzahlung für die Zeit bis 15. Februar. In diesem Fall verschiebt sich der sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsbeginn auf den 16. Februar 2023. Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist auf den 16. Februar zu erstellen.
Würde der Arbeitgeber im vorgenannten Beispiel eine Lohnfortzahlung ab 1. Februar leisten, so muss die Anmeldung zur Sozialversicherung zu diesem Datum erfolgen.
Erkrankt der Arbeitnehmer während der ersten vier Wochen der Beschäftigung, kommt es nicht zu einer Verschiebung des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsbeginns.
Arbeitnehmer haben in den Fällen, in denen keine freiwillige Entgeltfortzahlung geleistet wird, einen Krankengeldanspruch.
4. Mahlzeitengestellung
Ob die Bewirtung eigener Arbeitnehmer zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt, hängt von mehreren Faktoren ab. Entscheidend ist der Anlass für eine solche Bewirtung.
Mahlzeiten im überwiegenden betrieblichen Interesse
Leistungen, die der Arbeitgeber in überwiegend eigenbetrieblichem Interesse erbringt, gelten als Aufmerksamkeiten und gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Ein überwiegendes betriebliches Interesse ist gegeben, wenn die Bewirtung im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes stattfindet und der Wert der Mahlzeit den Betrag von EUR 60,00 nicht überschreitet. Als außergewöhnlicher Arbeitseinsatz gilt die Tätigkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (z.B. später Abend, Wochenende).
Ferner ist auch die Bewirtung bei einer Betriebsveranstaltung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse, sofern die Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung insgesamt EUR 110,00 (einschließlich Umsatzsteuer) je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen.
Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit
Bewirtet ein Arbeitgeber die eigenen Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ist zu prüfen, ob der Wert der Mahlzeit EUR 60,00 (einschließlich Umsatzsteuer) überschreitet.
Sofern der Wert nicht überschritten wird, erfolgt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert (2023: EUR 2,00 für ein Frühstück; EUR 3,80 für ein Mittag- oder Abendessen). Eine Besteuerung unterbleibt, sofern der Arbeitnehmer bei der betreffenden Auswärtstätigkeit grundsätzlich die Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte (Auswärtstätigkeit über 8 Stunden). Sofern der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale geltend machen kann, ist eine Pauschalbesteuerung mit 25% möglich. Dies führt zu Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Sofern der Wert der einzelnen Mahlzeit EUR 60,00 übersteigt, ist diese mit dem tatsächlichen Preis zu bewerten und unterliegt immer der Lohnsteuer und Sozialversicherung. Eine Pauschalversteuerung mit 25% ist hier ausgeschlossen.
Mahlzeiten mit Belohnungscharakter
Steht die Bewirtung der Arbeitnehmer im Vordergrund, handelt es sich immer um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, auch wenn während des Essens betriebliche Sachverhalte besprochen werden. In gleicher Weise führt ein Arbeitsessen, das in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindet, bei den daran teilnehmenden Arbeitnehmern zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Auch bei Arbeitsessen, die Belohnungscharakter haben, ist von steuerpflichtigem Arbeitslohn auszugehen. Diese Bewirtungen sind als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft anzusehen. Die Bewertung erfolgt mit den tatsächlichen Kosten (einschließlich Umsatzsteuer). Sofern der Wert von EUR 50,00 pro Arbeitnehmer und Monat nicht überschritten wird, liegt ein steuerfreier Sachbezug vor.
5. Dienstwagen – Privatnutzung
Für die steuerliche Behandlung von Dienstwagen ist es entscheidend, ob diese nicht nur dienstlich, sondern auch für private Fahrten genutzt werden können. Die unentgeltliche Nutzung eines Dienstwagens zu privaten Zwecken führt beim Arbeitnehmer zu einem geldwerten Vorteil und damit zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt.
Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung ist monatlich mit 1% des auf volle EUR 100 abgerundete Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen.
Eine Viertelung des Bruttolistenpreises ist möglich, wenn es sich um ein reines Elektrofahrzeug (keine Kohlendioxidemission je gefahrenem Kilometer) handelt und der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs nicht mehr als EUR 60.000 beträgt. Im Entwurf des Wachstumschancengesetz ist vorgesehen, dass die Grenze für Fahrzeuge, die ab 1. Januar 2024 angeschafft werden, auf EUR 80.000 angehoben wird.
Eine Halbierung der Bemessungsgrundlage ist unabhängig vom Bruttolistenpreis bei extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen möglich, wenn die Kohlendioxidemission max. 50 Gramm pro Kilometer oder die rein elektrische Reichweite mindestens 60 Kilometer beträgt. Ab dem 1. Januar 2025 erhöht sich die rein elektrische Reichweite auf mindestens 80 Kilometer.
Benutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist der monatliche geldwerte Vorteil mit 0,03% des Bruttolistenpreises, multipliziert mit der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, anzusetzen. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die Versteuerung des geldwerten Vorteils in Höhe der Entfernungspauschale (EUR 0,30 pro Entfernungskilometer, EUR 0,38 ab dem 21. Kilometer) mit 15% Lohnsteuer zu pauschalieren. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, Zuzahlungen für die Fahrzeugnutzung zu leisten. Dies kann sowohl eine einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens als auch eine laufende Zahlung (z.B. pauschale Zuzahlungen, teilweise Übernahme von Leasingraten, Übernahme der Treibstoffkosten für Privatfahrten usw.) sein. Diese Zuzahlungen werden auf den geldwerten Vorteil angerechnet und mindern diesen somit.
6. Verkauf von Firmenausstattung an Mitarbeiter
Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer verbilligt Firmenausstattung, ist der hierdurch entstehende geldwerte Vorteil grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.
Die Bewertung gebrauchter Gegenstände erfolgt mit dem ortsüblichen Endpreis inklusive Umsatzsteuer abzüglich 4%. Von diesem Ausgangspreis wird noch die Zuzahlung des Arbeitnehmers abgezogen. Der sich dann ergebende Betrag ist der geldwerte Vorteil.
Übersteigt dieser Betrag die Freigrenze von EUR 50,00 für Sachbezüge nicht, ist der geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.
Bei IT-Ausstattung gibt es die Möglichkeit, den entstehenden geldwerten Vorteil mit 25% pauschal zu besteuern, was Sozialversicherungsfreiheit auslöst.
