Unser Team analysiert Ihre internen Abläufe und Ihre Softwarelandschaft. Wir geben Ihnen die entsprechenden Handlungsempfehlungen.
DIE E-RECHNUNG IM UNTERNEHMEN: UMSTELLUNG & PROZESSBERATUNG
Die gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Verkehr verpflichtet Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 zum Empfang und schrittweise zur Erstellung elektronischer Rechnungen nach gesetzlicher Norm (wie ZUGFeRD oder XRechnung). Fehler bei Format oder Nachweisbarkeit können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Nutzen Sie die Pflicht als Chance für Ihr Rechnungswesen: GKK PARTNERS in München unterstützt Sie verlässlich bei der Umstellung – von der rechtssicheren Prozessanalyse über die Integration in Ihre Systeme (z. B. DATEV) bis hin zum automatisierten Rechnungs-Ein- und Ausgang.
Machen Sie Ihre Buchhaltung jetzt fit für die Zukunft und lassen Sie sich von unseren Experten beraten!
DIE RAHMENBEDINGUNGEN ZUR E-RECHNUNG | RECHTLICH UND ZEITLICH
DIE E-RECHNUNG - AUTOMATISCH PROFITIEREN
Effizienz in Ihren Arbeitsabläufen
Durchgehende, systemübergreifende Prozesse beschleunigen Ihre Abläufe im Rechnungswesen.
Höhere Transparenz
Seien Sie jederzeit auskunftsfähig. Belege sind über die Cloud einsehbar und abrufbar.
Optimiertes Cashmanagement
Durch die transparenten Abläufe und automatisierte Erfassung haben Sie die Zahlungsziele immer im Griff und versäumen z.B. auch keine Skontoabzüge.
Senken Sie doch einfach Ihren Aufwand und reduzieren Ihre Kosten
Im Durchschnitt ist der Rechnungsprozess mit der E-Rechnung mehr als 60% günstiger als die herkömmliche Papierrechnung.
Sparen Sie sich doch Ihre Zeit
Minimieren Sie administrative Arbeiten und schaffen Sie Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.
UNSER ANGEBOT: UNTERNEHMENSPROZESSE EINFACH ANPASSEN
UNSER KOSTENLOSER QUICK-CHECK
Analyse und Verantwortlichkeiten festlegen
Unser Ziel ist die systematische Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse zur Steigerung von Effizienz, Effektivität und Qualität. Dadurch können Sie Ihre Ressourcen wie Zeit, Kosten und Arbeitskraft optimal nutzen, Durchlaufzeiten verkürzen, Fehler reduzieren und die Wertschöpfung Ihres Unternehmens insgesamt erhöhen.
PROZESSOPTIMIERUNG
Wir schaffen mit Ihnen gemeinsam die technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Empfang und/oder Versand von E-Rechnungen: Setzen Sie auf unsere IT-Experten für die Auswahl und Implementierung geeigneter Software.
TECHNISCHE UMSETZUNG
E-Rechnungseingang
E-Rechnungsausgang
Für eine erfolgreiche Einführung und nachhaltige Vorteile in den Prozessen schulen wir alle beteiligten Mitarbeitenden.
SCHULUNGEN
EIN PDF IST KEINE E-RECHNUNG
Das herkömmliche PDF wird abgelöst! Oft ein Missverständnis - denn das PDF ...
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ist nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar - also keine E-Rechnung,
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behinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektr. automatisierten Weiterverarbeitung
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und entspricht einem reinen Sichtbeleg
FÜR MENSCH UND MASCHINE LESBAR
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer maschinenlesbaren, codierten XML-Datei und einer menschenlesbaren, visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard. Konkret bedeutet das: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht grundsätzlich aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt.
ZUGFeRD-Rechnungen folgen der EU-Norm EN 16931 und weisen damit ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen auf. Die strukturierten Daten des XML-Codes machen die Rechnungen maschinenlesbar und ermöglichen so eine automatisierte Verarbeitung. Damit erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der E-Rechnung.
Machen Sie aus der Pflicht doch gleich die Kür - wir unterstützen Sie bei der reibungslosen Planung und Umsetzung. Bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter.
ALLGEMEINE FRAGEN ZUR E-RECHNUNG
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Auf dieser Basis wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge ermöglicht. Die E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen.
Was bedeutet die Norm EN 16931?
Die Norm EN 16931 definiert die europäische Standardisierung des elektronischen Rechnungsverkehrs. Diese Norm bildet die Grundlage für länderspezifische E-Rechnungsformate, wie in Deutschland die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x. Die Norm wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen der Wirtschaft gerecht zu werden. Zu den Details der Umsetzung in Deutschland wird im Laufe des Jahres 2024 ein BMF-Schreiben erwartet.
Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1. Januar 2025 - Wen betrifft das?
Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen erbringen oder verkaufen. Nicht betroffen sind Leistungen und Lieferungen, die steuerfrei sind, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und der Fahrkartenverkauf.
Welche Übergangsregelungen gelten für den Versand vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027?
In Phase 1 : zwischen 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 gilt
- Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen verschicken.
- Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Die Papierrechungen dürfen jedoch weiterhin versendet werden.
- Andere elektronische Formate dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers versenden.
In Phase 2: zwischen 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 gilt:
- Sie haben einen Vorjahresumsatz von mehr als 800 Tsd Euro im B2B-Bereich? Jetzt dürfen Sie ausschließlich nur noch elektronische Rechnungen versenden.
- Ihr Vorjahresumsatz ist geringer als 800 Tsd Euro? Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden (PDF oder EDI-Verfahren), sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
In Phase 3: ab 1. Januar 2028
Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich unterliegen der Pflicht zum Versand der elektronischen Rechnungen.
Auf welchem Weg hat die Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen zu erfolgen?
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.
Gibt es rechtliche Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen?
Ja, E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Welche Aufgaben erwarten mich bei meiner Umstellung auf die E-Rechnung?
Um auf E-Rechnungen umzustellen, sollten zunächst Ihre internen Prozesse überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Dazu gehört die Auswahl geeigneter Softwarelösungen und die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Zudem sollten Sie Ihre Geschäftspartner informieren und deren Bereitschaft zur Nutzung von E-Rechnungen klären.
Was passiert, wenn ich ab dem 1. Januar 2025 nicht in der Lage bin, eine E-Rechnung zu empfangen?
Als Rechnungsempfänger haben Sie kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Wer kann mich bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen?
Ganz einfach: Das Team von GKK PARTNERS.
Unser Team steht Ihnen bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit Rat und Tat zur Seite. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung geeigneter Softwarelösungen, der Anpassung Ihrer Prozesse und der Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Der Countdown läuft: Die E-Rechnung kommt!
