Verpflichtende Verwendung von elektronischen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern

In unserem Sondernewsletter im Oktober letzten Jahres hatten wir bereits zum Thema E-Rechnung informiert. Ende März hat der Bundesrat nun dem sogenannten Wachstumschancengesetz zugestimmt und damit den Weg frei gemacht für die Änderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland.

Grundlage für die Änderungen ist die von der Europäischen Kommission initiierte ViDA-Intiative („VAT in the Digital Age“) mit dem Ziel der Modernisierung und Digitalisierung des Mehrwertsteuersystems. Die Ende Dezember 2022 vorgestellten Maßnahmen sehen für die kommenden Jahre diverse Änderungen wie zum Beispiel die verpflichtende E-Rechnung sowie digitale Meldepflichten in Echtzeit vor. Letztere sollen die Zusammenfassende Meldung ablösen.  

Vor diesem Hintergrund wird nunmehr ab dem 1. Januar 2025 die Definition der E-Rechnung in Deutschland an die EU-Vorgaben (EU-Richtlinie 2014/55/EU) angepasst. Demnach gilt künftig als E-Rechnung jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF- oder JPG-Dateien) übermittelt werden sowie Papierrechnungen fallen künftig unter den Begriff „sonstige Rechnung“.

Um grenzüberschreitend ein einheitliches Rechnungsformat festzulegen, wurde die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung durch die Normungsorganisation initiiert. Zukünftig soll auf dieser Grundlage die Rechnungsstellung und -verarbeitung in der EU erfolgen. In Deutschland besteht bereits seit über 10 Jahren das sog. ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen. Ausgestellte Rechnungen im ZUGFeRD-Format enthalten dabei ein menschenlesbares PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten zur automatischen und elektronischen Weiterverarbeitung. In der Praxis sind in jeden Fall die Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 bei der Implementierung der E-Rechnung zu berücksichtigen. Damit ist in der letzten Überarbeitung die Möglichkeit geschaffen worden, auch neue elektronische Rechnungsformate (technologieoffen) zu nutzen. Ob damit zukünftig ein einheitliches E-Rechnungsformat etabliert werden kann, bleibt abzuwarten.

War bislang die Abrechnung mittels Papierrechnung vorrangig und die elektronische Rechnungsstellung von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig, entfällt zum 1. Januar 2025 der Vorrang der Papierrechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. Der inländische Leistungsempfänger ist dann verpflichtet die E-Rechnung zu empfangen.

Lediglich in der Fallkonstellation eines ausländischen Leistungsempfängers, der in Deutschland für umsatzsteuerliche Zwecke registriert ist, ist weiterhin mittels einer sonstigen Rechnung abzurechnen. Etwas anderes gilt nur, wenn der ausländische Leistungsempfänger der elektronischen Abrechnung zustimmt.

Für die verpflichtende Umsetzung der E-Rechnung sind bislang die folgenden Fristen und Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen:

Insbesondere vor dem Hintergrund, dass ab dem 1. Januar 2025 der Empfang von E-Rechnungen systemtechnisch sichergestellt werden muss, empfiehlt es sich, sich so bald wie möglich mit dieser Thematik auseinander zu setzen.

Entscheidend für die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung ist eine frühzeitige Vorbereitung des IT-Projekts unter Berücksichtigung einer ganzheitlichen Analyse der damit verbundenen Geschäftsprozesse. Um eine reibungslose Umstellung zu ermöglichen, empfehlen wir das Projekt „e-Rechnung“ in folgende Projektphasen zu unterteilen:

1. Bestandsaufnahme/Ist-Analyse:
2. Design Ziel-Prozesses
   a) Entwicklung neuer Prozesse für Ein- und Ausgangsrechnungen
   b) Anpassung beteiligter Prozesse
   c) Festlegung von Prozessverantwortlichen
3. Planung der Umsetzung
   a) Betroffene IT-Anwendungen
   b) IT-gestützte Geschäftsprozesse
   c) Interne und externe Kommunikation
   d) Trainingsplan für betroffene Mitarbeiter/Abteilungen
4. Produktivsetzung und Go Live
5. Aktualisierung der Verfahrensdokumentation (GoBD)
6. Evaluierung der implementierten Prozesse