Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen kommt es in der Praxis regelmäßig zu Fragen hinsichtlich der steuerlichen Behandlung solcher Aufwendungen. Auf Seiten des zuwendenden Unternehmers sowie bei den Empfängern sind einkommensteuer-, lohnsteuer- und umsatzsteuerliche Besonderheiten zu beachten.

Mit Verfügung vom 22. November 2017 hat das Bayerische Landesamt für Steuern die steuerliche Behandlung von Aufwendungen für Veranstaltungen schematisch als Arbeitshilfe zusammengefasst und mit umfangreichen Schaubildern und Prüfschemata ergänzt. Im Wesentlichen gelten dabei folgende Leitlinien:

Einkommensteuerliche Behandlung

Die Aufwendungen für eine Veranstaltung des Arbeitgebers setzen sich in der Regel aus mehreren verschiedenen Einzelpositionen zusammen. Dazu gehören z. B. Aufwendungen für Speisen und Getränke, Übernachtungs- und Fahrtkosten oder das Rahmenprogramm.

Aus einkommensteuerlicher Sicht sind diese Aufwendungen grundsätzlich in Geschenke, Bewirtungsaufwendungen und sonstige Betriebsausgaben aufzuteilen. Sofern Aufwendungen nicht eindeutig den Geschenken oder Bewirtungsaufwendungen zuzuordnen sind, sind sie als sonstige Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Ist eine betragsmäßige Aufteilung und Zuordnung der Aufwendungen nicht möglich, erfolgt eine schätzweise Aufteilung auf die drei Kategorien.

a) Geschenke

Geschenke an betriebsfremde Dritte (Geschäftsfreunde etc.) sind gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, soweit die Anschaffungs- oder Herstellungskosten EUR 35,00 übersteigen. Ein Geschenk in diesem Sinne ist anzunehmen, wenn einem Geschäftsfreund oder dessen Beauftragten (z. B. Arbeitnehmer) ohne rechtliche Verpflichtung eine Bar- oder Sachzuwendung zugewendet wird, die nicht mit einer Leistung des Empfängers im Zusammenhang steht.

Beim Geschäftspartner führen diese Zuwendungen grundsätzlich zu Betriebseinnahmen. Erfolgen die Zuwendungen an Arbeitnehmer des Geschäftspartners, liegt grundsätzlich Arbeitslohn von dritter Seite vor.

Aufwendungen für Geschenke an eigene Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen sind nicht in die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG einzubeziehen.


b) Bewirtung

Bei Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass gelten grundsätzlich 30 % der Aufwendungen als nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden, d. h. wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Zu den Bewirtungsaufwendungen zählen auch die Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Besteck, Garderobe etc.).

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Bewirtung sind in geschäftlich oder nicht geschäftlich (= allgemein betrieblich) veranlasste Bewirtungsaufwendungen einzuteilen. Die Abgrenzung erfolgt vorrangig nach der Veranlassung bzw. dem Zweck der Veranstaltung. Nehmen an der Veranstaltung überwiegend betriebs-fremde Personen teil und ist der Zweck der Veranstaltung nicht eindeutig abgrenzbar, ist eine geschäftlich veranlasste Veranstaltung anzunehmen. In diesem Zusammenhang gelten Leih- und Konzern-Arbeitnehmer ebenfalls als betriebsfremd.

Gelten die Bewirtungsaufwendungen als nicht geschäftlich und somit als allge-mein betrieblich veranlasst, ist ein Betriebsausgabenabzug in voller Höhe gegeben, soweit die Aufwendungen auf den Unternehmer selbst, auf die eigenen Arbeitnehmer oder deren Begleitpersonen entfallen. Für Bewirtungsaufwendungen, die in diesem Fall für die Bewirtung von betriebsfremde Dritten aufgewendet werden, greift die Betriebsausgabenabzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, d. h. 70 % der Aufwendungen sind als Betriebsausgaben abziehbar.

Ist eine Veranstaltung geschäftlich veranlasst, gelten 70 % der Bewirtungsaufwendungen als abziehbare Betriebsausgaben. Dies gilt sowohl für Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst, dessen Arbeitnehmer und Begleitpersonen entfallen, als auch für Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewirtung von Geschäftspartnern etc. anfallen.

Aus Vereinfachungsgründen führt der Vorteil aus der Bewirtung beim Bewirteten zu keinen Betriebseinnahmen.

c) Sonstige Betriebsausgaben

Aufwendungen sind als sonstige Betriebsausgaben unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie nicht eindeutig den Geschenken oder Bewirtungsaufwendungen zugeordnet werden können. Dazu zählen Aufwendungen wie z. B. Werbung, Musik, Miete für Location etc.

Diese Zuwendungen führen beim Geschäftspartner zu keiner Betriebseinnahme. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer des Geschäftspartners liegt jedoch grundsätzlich Lohn von Dritter Seite vor.

Lohnsteuerliche Behandlung

Bei Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen ist stets zu prüfen, ob diese Zuwendungen steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen.

Betriebsveranstaltungen sind gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, in der Regel sind dies Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge. Von einer Betriebsveranstaltung spricht man, wenn überwiegend eigene Arbeitnehmer sowie ggf. deren Begleitpersonen und Leih- oder Konzern-Arbeitnehmer teilnehmen. Die Veranstaltung muss zur Qualifikation als Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern offenstehen.

Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, insoweit als der Freibetrag in Höhe von EUR 110 je Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Zur Ermittlung der 110-EUR-Grenze sind die Gesamtkosten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung inklusive Umsatzsteuer durch die Anzahl der Teilnehmer zu dividieren. Der Anteil einer eventuellen Begleitperson ist im Anteil des jeweiligen Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Ein zusätzlicher Freibetrag für die Begleitperson scheidet aus.

Wird der Freibetrag in Höhe von EUR 110 überschritten, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Um eine Belastung des Arbeitnehmers in solchen Fällen zu vermeiden, ist eine Pauschalversteuerung mit 25% gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG möglich. Die pauschale Lohnsteuer wird dadurch vom Arbeitgeber übernommen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung stellen Aufmerksamkeiten dar, wenn sie den Betrag in Höhe von EUR 110 nicht übersteigen (Abschnitt 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 UStAE). Die Überlassung dieser Aufmerksamkeiten erfüllt nicht den Tatbestand für unentgeltliche Wertabgaben. Deshalb fehlt es an einem steuerbaren Ausgangsumsatz, dem die Leistungsbezüge direkt und unmittelbar zugeordnet werden können. Für den Vorsteuerabzug ist folglich die Gesamttätigkeit des Unternehmens maßgeblich.

Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung, die insgesamt den Betrag in Höhe von EUR 110 übersteigen, stellen folglich keine Aufmerksamkeiten dar und schließen den Vorsteuerabzug für den Unternehmer aus, sofern die Verwendung bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt ist. Dementsprechend unterbleibt eine Wertabgabenbesteuerung.