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Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung einer Bahncard

Die OFD Frankfurt hat am 9. Dezember 2019 eine Verfügung hinsichtlich der lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung einer BahnCard erlassen. Hintergrund der Verfügung war die Frage, wie die Überlassung einer BahnCard durch den Arbeitgeber lohnsteuerlich zu beurteilen ist, wenn diese auch für private Fahrten der Arbeitnehmer genutzt wird.

Nach Auffassung der OFD Frankfurt ist für die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers maßgebend und somit folgende Prognose-Szenarien vor Ausgabe der BahnCard zu unterscheiden:

1. Prognose einer Vollamortisation

Aus Vereinfachungsgründen kann unabhängig von der privaten Nutzungsmöglichkeit der BahnCard ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers angenommen werden, wenn die im Zeitpunkt der Ausgabe der BahnCard erwarteten Kosten der Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit anfallen würden, die Kosten der BahnCard übersteigen (= prognostizierte Vollamortisation).

Das überwiegend eigenbetriebliche Interesse wird in diesen Fällen auch nicht berührt, wenn aus unvorhersehbaren Gründen, wie z.B. Krankheit, die Vollamortisation nicht eintreten sollte. Eine Nachversteuerung ist in den Fällen einer prognostizierten Vollamortisation nicht vorzunehmen.

2. Prognose einer Teilamortisation

Eine andere Handhabung ist erforderlich, falls im Zeitpunkt der Ausgabe der BahnCard die durch die überlassene BahnCard ersparten Kosten für Einzelfahrscheine die Kosten der BahnCard nicht erreichen (= Prognose einer Teilamortisation). In diesen Fällen ist nicht von einem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers auszugehen. Der Wert der BahnCard stellt in diesen Fällen einen geldwerten Vorteil dar und führt in voller Höhe zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Die für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können jedoch als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern. Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen – anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) – auch die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard angefallen wären, zugrunde gelegt werden (begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard).

Grundsätzlich ist zu empfehlen, die vor Ausgabe einer BahnCard erforderliche Prognoserechnung auf Basis einer validen Schätzung vorzunehmen und ausreichend zu dokumentieren, um gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen zu können, auf welcher Grundlage die steuerliche Behandlung der Überlassung der BahnCard an den Arbeitnehmer erfolgt ist.

Zwar bindet die Verfügung nur die Finanzämter im Bereich der OFD Frankfurt. Allerdings sollte die dort getroffene Einschätzung auch in anderen Finanzamtsbezirken zumindest eine nachvollziehbare Diskussionsgrundlage bieten. Ggf. empfiehlt sich eine vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft.

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