Mitteilungspflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025

 

Zum 1. Juli 2025 tritt die Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssysteme in Kraft. Davon betroffen sind elektronische und computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen.

 

 

Was ist mitteilungspflichtig und welche Fristen sind dabei zu beachten

Gemäß § 146a Abs. 4 AO sind sowohl der Einsatz als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme iSd § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz dem zuständigen Finanzamt durch Datenfernübertragung mitzuteilen.

Mangels elektronischer Übermittlungsmöglichkeit wurde die Vorschrift mit BMF-Schreiben vom 6. November 2019 zuvor ausgesetzt.

Mit der Bereitstellung einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit zum 1. Januar 2025 endet die Aussetzung der Mitteilungsverpflichtung. Die Mitteilung ist, beginnend am 1. Juli 2025, binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems vorzunehmen. Die Mitteilungsfrist für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme endet dementsprechend zum 31. Juli 2025.

Wie kann die Übermittlung vorgenommen werden

Die Übermittlung kann via „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle vorgenommen werden. Die Daten sind nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.

Wir empfehlen möglichst frühzeitig die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zusammenzustellen, damit der Mitteilungsverpflichtung fristgerecht nachgekommen werden kann. Wir unterstützen Sie gerne bei der Identifikation der zu übermittelnden Daten.

Welche Daten sind zu übermitteln?

1. Der Name des Steuerpflichtigen ist vollständig anzugeben.
2. Die Steuernummer des Steuerpflichtigen ist als eindeutiges Zuordnungskriterium mitzuteilen. Zusätzlich können die Identifikationsnummer gemäß § 139b AO sowie die Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO übermittelt werden.
3. Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist eine Kombination der Zertifizierungs-ID und der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
4. Die Zertifizierungs-ID wird zentral durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy vergeben. Die Nummerierung wird über den vierstelligen Wert „nnnn“ dargestellt, „yyyy“ bezeichnet das Jahr der Ausstellung.
5. Die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems ist von der Gesetzgebung und den Finanzbehörden bisher nicht abschließend definiert. Mit Bereitstellung der Meldung zum 1. Januar 2025 wird eine vordefinierte Auswahl bereitgestellt, die eine eindeutige Zuordnung ermöglicht.
6. Die Mitteilung der Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ist per Betriebsstätte vorzunehmen. Sämtliche elektronische Aufzeichnungssysteme sind separat anzugeben, ungeachtet der Anbindung mehrerer Geräte in einem Verbundsystem an dieselbe TSE.  
7. Die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems ist herstellerabhängig und wird von diesem eindeutig vergeben. Diese ist von der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abzugrenzen. Die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems ist regelmäßig auf der Hardware des elektronischen Aufzeichnungssystems abgebildet. Die Form, beziehungsweise Ausführung, ist an keine besonderen Vorschriften gebunden.
8. Das Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems ist das Datum des Erwerbs, ungeachtet der Inbetriebnahme. Für nicht entgeltlich erworbene elektronische Aufzeichnungssysteme ist das Datum des Leasingbeginns, der Beginn des Leihvertrags oder der Beginn der Zurverfügungstellung zu melden. Belege über die Anschaffung elektronischer Aufzeichnungssysteme sind als Unterlagen iSd § 147 Abs. 1 AO für steuerliche Zwecke zehn Jahre aufzubewahren. Der Nachweis über das Datum kann im Zweifel den entsprechenden Geschäftsunterlagen entnommen werden.
9. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems kann für sämtliche bisher verwendeten Systeme je Betriebsstätte kumuliert erfolgen. Eine separate Aufführung jedes einzelnen elektronische Aufzeichnungssystems ist nicht notwendig.

Vorabcheck: Welche rechtlichen Voraussetzungen muss mein elektronisches Aufzeichnungssystem bereits zum heutigen Stand erfüllen?

Technische Sicherheitseinrichtung

Die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme wurden in jüngster Vergangenheit sukzessive verschärft. Seit dem 1. Januar 2023 sind sämtliche elektronische und computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten. Die zuvor eingerichtete Übergangsregelung für bestimmte Registrierkassen ist zum 31. Dezember 2022 abgelaufen.

Erweiterung der Belegausgabepflicht

Seit dem 1. Januar 2024 sind die Pflichtbestandteile gültiger Belege, um folgende Inhalte zu erweitern:

1. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls und
2. den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird.

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist als Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung sowohl steuer- als auch handelsrechtlich vorgeschrieben. Auf Grund der weitreichenden rechtlichen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme ist hierfür eine sachgerechte Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aus Sicht der Finanzbehördenzwingend vorzuhalten. Aus dieser hat die steuerkonforme Abwicklung anhand eingesetzter IT sowie deren Anwendung hervorzugehen.

Weitere Informationen zur Verfahrensdokumentation finden Sie auf unserer Seite zur Verfahrensdokumentation.

Wir unterstützen Sie gerne bei Rückfragen zu den Mitteilungsverpflichtungen von elektronischen Aufzeichnungssystemen und der Umsetzung in der Praxis. Ebenso stehen wir Ihnen bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation unterstützend zur Seite. Kommen Sie gerne auf uns zu.