Neue Anforderungen an Kassensysteme ab 1. Januar 2017
Ab dem 1. Januar 2017 sind die Vorschriften des Bundesministeriums der Finanzen aus dem Schreiben vom 26. November 2010 (Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/08/10004-07) zu beachten. Hierin hatte das Ministerium festgelegt, dass nur noch solche elektronische Kassensysteme eingesetzt werden sollen, die Einzelumsätze aufzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zehn Jahre, in einem auswertbaren Datenformat vorliegend, aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten oder eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Zudem reicht eine Aufbewahrung der Unterlagen in ausgedruckter Form ab dem 1. Januar 2017 nicht mehr aus.
Die digitalen Unterlagen zur Dokumentierung der Einzelumsätze müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Bislang brauchten Unternehmer diese Anforderungen nicht zu erfüllen, wenn sie ein altes Kassensystem eingesetzt haben, das den aktuellen Vorgaben nicht entspricht und nachweislich auch nicht entsprechend aufgerüstet werden kann. Mit Wirkung zum 1. Januar 2017 ist diese Möglichkeit entfallen. Damit reicht eine Aufbewahrung des sogenannten Z-Bons nicht mehr aus, wenn die einzelnen Tagesbuchungen durch dessen Ausdruck gelöscht werden.
Zudem ist eine Protokollierung der konkreten Einsatzorte und –zeiträume des Kassensystems durchzuführen. Diese Protokolle sowie die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts, sind ebenfalls aufzubewahren.
Bei Bareinnahmen sind Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung dieser zu führen und zu archivieren. Erfolgt durch das Gerät auch eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen in Form von EC-Cash oder Elektronischem Lastschriftverfahren, so ist eine Abstimmung der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren Verbuchung in der Buchführung sowie eine Aufbewahrung der Dokumentation zu gewährleisten.
Eine generelle Registrierkassenpflicht entsteht hieraus nicht. Es können weiterhin offene Ladenkassen verwendet werden. Die Verwendung dieser ist geknüpft an gewisse Voraussetzungen, wie beispielsweise täglich gezählte Kassenbestände, ein entsprechendes Zählprotokoll sowie ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.
