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Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die zu erwartenden Aufwendungen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist aufgrund von öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Für die Bildung dieser Rückstellung ist sowohl die tatsächliche Pflicht zur Aufbewahrung als auch wie lange diese noch andauert zu berücksichtigen.

Beispielsweise gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse mit allen zugehörigen Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen. Für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Die Rückstellung ist mit dem Betrag anzusetzen, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Eine entsprechende Verfügung veröffentlichte die Oberfinanzdirektion Niedersachsen am 5. Oktober 2015.

Bei der Berechnung sind die folgenden Kosten einzubeziehen:


  • einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung
  • Raumkosten (anteilige Miete / Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung und Strom),
  • bei digitaler Speicherung auch anteilige Serverkosten,
  • Abschreibung für Einrichtungsgegenstände,
  • Zinsanteil aus Leasingraten für Archivräume oder technische Geräte sowie
  • anteilige Finanzierungskosten für den Server, technische Gerate oder die Archivräume.

Nicht rückstellungsfähig sind dagegen Kosten für:

  • die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen,
  • für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und 
  • die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen

Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann nach zwei Methoden berechnet werden:

  1. Gesonderte Ermittlung der jährlichen Kosten für die Unterlagen multipliziert mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

  2. Multiplikation der jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten mit dem Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel der Jahre eins und zehn). Aus Vereinfachungsgründen kann auf eine Unterscheidung anhand der Aufbewahrungsdauer verzichtet werden. Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung fallen nur einmalig an und dürfen nicht multipliziert werden.

Unterlagen, für die keine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht, dürfen nicht mehr als Rückstellung berücksichtigt werden. Generell ist zu beachten, dass die Höhe der steuerbilanziellen Rückstellung für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen nicht den handelsbilanziellen Ansatz übersteigen darf.

Eine Abzinsung der Rückstellung für Geschäftsunterlagen ist steuerrechtlich nicht vorzunehmen, da die Verpflichtung bereits mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt und nicht erst in einem zukünftigen Zeitraum. Handelsrechtlich ist die Rückstellung dagegen abzuzinsen, was zwangsläufig zu latenten Steuern führt.

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