Betriebsveranstaltungen – die aktuelle Rechtslage im Überblick

Wie immer zum Jahresende stehen bei vielen Unternehmen Weihnachtsfeiern an. Um solche Betriebsveranstaltungen auch aus steuerlicher Sicht optimal vorzubereiten, sollten die zum 1. Januar 2015 in Kraft getretenen Gesetzesänderungen berücksichtigt werden.

Wir hatten das Thema bereits im Dezember 2014 im Rahmen einer Sonderinformation aufgegriffen und Sie in einer Newsmeldung im Januar 2015 über die beschlossenen Änderungen informiert.

Ein aktuelles Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015) nehmen wir zum Anlass, noch einmal wesentliche Aspekte der seit 1. Januar 2015 geltenden Rechtslage für Sie zusammenzufassen:

Unter einer Betriebsveranstaltung versteht die Finanzverwaltung eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Firmenjubiläumsfeiern. Die Ehrung einzelner Arbeitnehmer, z. B. Abschiedsfeiern oder Jubiläen, aber auch Essenseinladungen mit einzelnen Arbeitnehmern sind keine Betriebsveranstaltungen.

Wichtig ist, dass überwiegend Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen teilnehmen. Ob die Veranstaltung schließlich vom Arbeitgeber oder dem Betriebsrat durchgeführt wird, ist aus steuerlicher Sicht unerheblich.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer – unabhängig davon, ob sie den teilnehmenden Arbeitnehmern und deren Begleitpersonen individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung handelt. Hierzu zählen insbesondere die Kosten für Speisen und Getränke inkl. Trinkgeldern, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Musik und Unterhaltungsprogramm, Raummiete, Eventmanagement sowie Sachgeschenke. Aufwendungen des Arbeitgebers, die auf die Begleitperson des Arbeitnehmers entfallen, gelten als Zuwendungen an den Arbeitnehmer.

Geldgeschenke zählen in der Regel nicht zu den Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung. Ausnahmen gelten für zweckgebundene Barzuwendungen, wie z. B. Verzehrgeld, die an Stelle von Sachzuwendungen gewährt werden, wenn eine entsprechende Verwendung sichergestellt ist.

Nicht als Zuwendung im Rahmen der Betriebsveranstaltung zu berücksichtigen sind rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, z. B. anteilige AfA, Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten oder anteilige Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils.

Seit dem 1. Januar 2015 gilt für Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von insgesamt EUR 110 für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Die bis 31. Dezember 2014 geltende Freigrenze von EUR 110 wurde abgeschafft. Während bei einer Freigrenze der gesamte Betrag einschließlich der Freigrenze steuerpflichtig ist, sobald die Freigrenze überschritten wird, ist bei Überschreitung des Freibetrags lediglich der den Freibetrag übersteigende Betrag steuerpflichtig. Aufgrund der Umwandlung der bisherigen Freigrenze in einen Freibetrag muss also – anders als bisher – für zwei Veranstaltungen pro Jahr nur der EUR 110 übersteigende Betrag versteuert werden.

Voraussetzung für die Anwendung des Freibetrags ist, dass die Teilnahme an der Veranstaltung jeweils allen Arbeitnehmern einer organisatorischen Einheit (z. B. einer Abteilung oder eines Geschäftsbereichs) offensteht. In diesen Fällen besteht für den Arbeitgeber grundsätzlich die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass Geldgeschenke, die kein zweckgebundenes Verzehrgeld sind, nicht pauschal versteuert werden können.

Aus der Neuregelung zur lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ergeben sich grundsätzlich keine Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. Die zuletzt auf EUR 60 angehobene Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt auch für umsatzsteuerliche Zwecke.

Im aktuellen BMF-Schreiben werden einige Detailfragen zu der seit dem 1. Januar 2015 geltenden Rechtslage aufgegriffen und erläutert. Das BMF-Schreiben in voller Länge können Sie hier downloaden.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen gerne auch persönlich zur Verfügung.