E-Rechnung ab 1. Januar 2027: Die Zeit läuft

Warum Sie jetzt mit der Umsetzung starten sollten und worauf Sie bei ERP-Herstellern und Softwareanbietern achten müssen

Die Uhr tickt: Ab Januar 2027 sind Unternehmen in Deutschland mit mehr als EUR 800.000 Jahresumsatz verpflichtet, B2B-Rechnungen im gesetzlich vorgesehenen E-Rechnungsformat zu versenden. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend.

In unserem letzten Mandantennewsletter haben wir Sie über die Chancen und den Mehrwert der E-Rechnung informiert. Der heutige Newsletter richtet den Fokus auf eine zentrale Erkenntnis aus einer Vielzahl an Projekten: Die regulatorisch konforme Einführung der E-Rechnung ist deutlich komplexer, als es auf den ersten Blick erscheint – insbesondere außerhalb der DATEV-Welt.

Die Realität in vielen ERP-Landschaften

Oftmals setzen Unternehmen gängige ERP-Systeme von Herstellern wie SAP, Microsoft oder Oracle ein. Diese Systeme bieten die E-Rechnungsverarbeitung – Empfang und Versand – in der Regel nur über kostenpflichtige Zusatzmodule an. Bei älteren ERP-Versionen, die vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt werden, gibt es solche Module oft gar nicht oder nur über externe Drittanbieter. Neue Cloud-ERP-Versionen werden bevorzugt, ältere On-Premise-Installationen bleiben häufig außen vor. In diesen Fällen führt der Weg zwangsläufig zu externen Softwareanbietern.

Worauf Sie bei ERP-Herstellern und Softwareanbietern achten sollten

Aus unserer Projekterfahrung zeigt sich immer wieder dasselbe Bild:

• Regulatorische Lücken: Anforderungen der Finanzverwaltung, etwa die technische Validierung der E-Rechnung, werden von Anbietern häufig nicht vollständig umgesetzt.
• Fehlende Visualisierung: Viele Lösungen bieten keine Möglichkeit, eine E-Rechnung lesbar darzustellen, obwohl dies in der Praxis unverzichtbar ist.
• Große Unterschiede bei Kosten und Einführungszeiten: Die Bandbreite variiert sehr stark, und ohne Fachwissen aus Steuerrecht und IT lässt sich dies nur schwer beurteilen.

Das Problem: Ohne regulatorisches Fachwissen in Steuern und IT lässt sich in Gesprächen mit ERP- und Tool-Herstellern kaum verlässlich einschätzen, ob die angebotene Lösung tatsächlich alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt. Oftmals liegen länderspezifische Anforderungen nicht im Fokus von Herstellern, die Ihr Produkt für den globalen Markt konzipieren.

Warum die Einführung der E-Rechnung unterschätzt wird

Die Einführung der E-Rechnung für den Ein- und Ausgangsrechnungsprozess ist in vielen Unternehmen nicht trivial. Insbesondere bei älteren ERP-Versionen wird häufig eine Kombination aus verschiedenen Softwarelösungen und ERP-Modulen benötigt, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden.

Das Ergebnis: Eine regulatorisch konforme Einführung ist selten innerhalb weniger Tage erledigt. In der Praxis ist das ein IT-Projekt über mehrere Monate – mit Einbindung der IT-Abteilung, fachlichen Tests und meist auch Anpassungen der Rechnungsprozesse.

Zögern Sie die Einführung nicht allzu lange hinaus. – alle Unternehmen werden und müssen handeln. Je länger Sie warten, desto schwieriger und teurer wird es, Kapazitäten bei geeigneten, spezialisierten Implementierungspartnern rechtzeitig zu sichern. 

Unsere Empfehlung: Jetzt handeln, nicht warten

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist die Kombination von Fachwissen aus dem Steuerrecht und der IT entscheidend. Genau hier kommt unser GKK IT-Consulting Team ins Spiel:

• Regulatorisch konforme Lösungsarchitektur: Wir konzipieren Ihre E-Rechnungs-Lösung so, dass steuerrechtliche Anforderungen von Beginn an berücksichtigt werden.
• Auswahl des passenden Implementierungspartners: Wir begleiten Sie in den Gesprächen mit ERP- bzw. Software-Herstellern, stellen die richtigen Fragen und bewerten die Antworten – unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen Anforderungen sowie IT-Best-Practice-Ansätzen. 
• Individuelle Lösung: Wir berücksichtigen die Besonderheiten Ihres bestehenden ERP-Systems und Ihrer Prozesse.

Ihr Benefit: Sie sind rechtzeitig bereit für die E-Rechnung – und können den Fokus auf Ihr Kerngeschäft richtigen. 

Jetzt handeln – nicht unter Zeitdruck reagieren

Unterschätzen Sie nicht den Umfang dieses IT-Projekts. Sprechen Sie uns an, unser GKK IT-Consulting unterstützt Sie dabei, rechtzeitig bereit für die E-Rechnung zu sein.

Kontaktieren Sie uns. Wir begleiten Sie strukturiert und mit klarem Plan in die neue Rechnungswelt.

English Version

Why you should start implementing now and what to watch out for with ERP manufacturers and software providers

The clock is ticking: From January 2027, companies in Germany with annual revenues exceeding EUR 800,000 will be required to send B2B invoices in the legally prescribed e-invoicing format. The receipt of e-invoices has already been mandatory for all companies since January 2025.

In our last client newsletter, we informed you about the opportunities and added value of e-invoicing. Today's newsletter focuses on a key insight from a multitude of projects: The regulatory-compliant introduction of e-invoicing is significantly more complex than it appears at first glance – particularly outside the DATEV environment.

The reality in many ERP landscapes

Companies often use common ERP systems from manufacturers such as SAP, Microsoft, or Oracle. These systems generally only offer e-invoice processing – receipt and dispatch – through paid add-on modules. For older ERP versions that are no longer being further developed by the manufacturer, such modules are often not available at all or only through external third-party providers. New cloud ERP versions are preferred, while older on-premise installations are often left behind. In these cases, the path inevitably leads to external software providers.

What you should pay attention to with ERP manufacturers and software providers

Our project experience repeatedly reveals the same picture:

• Regulatory gaps: Requirements of the tax authorities, such as the technical validation of the e-invoice, are often not fully implemented by providers.
• Lack of visualization: Many solutions do not offer a way to display an e-invoice in a readable format, although this is indispensable in practice.
• Large differences in costs and implementation times: The range varies greatly and is difficult to assess without specialist knowledge of tax law and IT.

The problem: Without regulatory expertise in tax and IT, it is hardly possible to reliably assess in discussions with ERP and tool manufacturers whether the solution offered actually meets all the requirements of the tax authorities. Often, country-specific requirements are not the focus of manufacturers who design their product for the global market.

Why the introduction of e-invoicing is underestimated

The introduction of e-invoicing for the incoming and outgoing invoice process is not trivial in many companies. Particularly with older ERP versions, a combination of various software solutions and ERP modules is often required to meet the requirements of the tax authorities.

The result: A regulatory-compliant introduction is rarely completed within a few days. In practice, this is an IT project running over several months – involving the IT team, user acceptance testing, and typically also changes to invoicing processes.

Do not delay the introduction for too long – all companies will and must act. The longer you wait, the more difficult and expensive it becomes to secure capacity with suitable, specialized implementation partners in time.

Our recommendation: Act now, don't wait

For successful implementation, the combination of expertise in tax and IT is decisive. This is exactly where our GKK IT Consulting team comes in:

• Regulatory-compliant solution architecture: We design your e-invoicing solution in such a way that tax law requirements are taken into account from the outset.
• Selection of the right implementation partner: We accompany you in discussions with ERP and software manufacturers, ask the right questions, and evaluate the answers – taking into account tax law requirements as well as IT best-practice approaches.
• Individual solution: We take into account the special features of your existing ERP system and your processes.

Your benefit: You will be ready for e-invoicing in time – and can focus on your core business.

Act now – don't react under time pressure

Do not underestimate the scope of this IT project. Talk to us – our GKK IT Consulting will support you in being ready for e-invoicing in time.

We will accompany you in a structured manner and with a clear plan into the new world of e-invoicing.