Sonderinformation Lohn & Gehalt 2025

1. Erweiterte Mutterschutzfristen
2. Verification of Payee (VoP)
3. Elektronische Übermittlung von Beiträgen der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen

Seit dem 1. Juni 2025 haben Frauen Anspruch auf Mutterschutz, wenn sie ab der 13. Schwangerschaftswoche eine Fehlgeburt erleiden.

Gestaffelte Schutzfristen
Die Dauer des Mutterschutzes richtet sich dabei nach der Schwangerschaftswoche zum Zeitpunkt der Fehlgeburt:

• ab der 13. SSW: bis zu 2 Wochen
• ab der 17. SSW: bis zu 6 Wochen
• ab der 20. SSW: bis zu 8 Wochen

Beschäftigungsverbot und Verzichtsmöglichkeit
Innerhalb dieser Schutzfrist darf der Arbeitgeber die betroffene Frau grundsätzlich nicht beschäftigen. Ausnahmen sind möglich, wenn sie ausdrücklich erklärt, trotz Fehlgeburt arbeiten zu wollen — dieser Verzicht kann jederzeit widerrufen werden.

Anspruch auf Mutterschaftsleistungen
Während der Schutzfristen besteht regulär ein Anspruch auf Mutterschaftsleistungen (Mutterschaftsgeld bzw. Zuschuss durch den Arbeitgeber). Der Arbeitgeber kann seinen Zuschuss über das U2-Umlageverfahren wie üblich erstattet bekommen.

Nachweispflicht durch die Mitarbeiterin
Die betroffene Frau muss den Arbeitgeber zügig über die Fehlgeburt informieren und eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, aus der die Schwangerschaftswoche der Fehlgeburt ersichtlich ist.

Die Verification of Payee (VoP – Empfängerüberprüfung) als Teil einer neuen EU-Verordnung tritt am 9. Oktober 2025 in Kraft. Im Zuge VoP wird überprüft, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der angegebenen IBAN übereinstimmt. Ziel ist es, betrügerische oder fehlgeleitete Überweisungen zu verhindern und gleichzeitig den Schutz für Überweisende zu erhöhen.

Im Hinblick auf die Lohnabrechnung liegt hier das Augenmerk bei den Empfängerdaten der Mitarbeiter. Daher empfehlen wir, alle Mitarbeiter über die Empfängerüberprüfung zu informieren und ggf. die Daten bei der Bank bzw. dem Zahlungsträger auf einen aktuellen Stand zu bringen.

Die VoP betrifft alle Personen/Unternehmen die SEPA-Überweisungen senden oder empfangen, unabhängig von Software oder Übermittlungsverfahren. Für Geschäftskunden besteht bei Sammelüberweisungen allerdings die Möglichkeit, auf die Empfängerüberprüfung zu verzichten („Opt‑Out“) — jedoch nicht bei Einzelüberweisungen und nicht verpflichtend bei allen Bank-/Vertragsbedingungen.

Die Prüfung wird bei der Bank durchgeführt und nach dem Einreichen der Zahlungen erhalten Sie eine Rückmeldung aufgrund eines Ampelsystems:

• Grüne Ampel: Match – Empfängerdaten stimmen überein
• Gelbe Ampel: Close-Match – Empfängerdaten weichen ab, im Rahmen der Rückmeldung erhalten Sie den korrekten Empfängernamen
• Rote Ampel: No-Match - Empfängerdaten weichen ab und keine Rückmeldung des korrekten Empfängernamens.

Bei Zahlungsaufträgen mit Empfängerprüfung gilt: Eine „gelbe“ oder „rote Ampel“ führt technisch nicht automatisch zum Abbruch der Zahlung. Auch wenn Abweichungen im Prüfergebnis vorliegen, kann die Freigabe grundsätzlich erfolgen.
Wichtig ist jedoch: Selbst bei einem übereinstimmenden Prüfergebnis „grüne Ampel“ müssen die Zahlungen im Rahmen der EBICS-Freigabe (VeU) noch unterzeichnet und freigegeben werden. Ohne diese Bestätigung führt die Bank die Zahlungen nicht aus.

Was ist bei einer Stornierungsentscheidung zu tun? Wer bei rückgemeldeten Abweichungen den Zahlungsauftrag nicht ausführen möchte, kann diesen stornieren. Dieser Abbruch der Zahlung bedingt eine Autorisierung mit einer EBICS-Unterschrift, damit bei der Bank die Zahlung gelöscht werden kann. Der Prozess ist dann abgebrochen und die Zahlung muss komplett neu angestoßen werden. Es empfiehlt es sich, das Prüfergebnis vor Abbruch der Zahlung zu exportieren, um einsehen zu können, bei welchen Empfängern es zu Abweichungen gekommen ist, um diese zu beheben bzw. nachzuverfolgen.

Ab dem 1. Januar 2026 ersetzt das elektronische Meldeverfahren das bisherige papiergebundene Bescheinigungsverfahren zur Übermittlung der Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung. Insgesamt zielt die Neuregelung darauf ab, bürokratische Prozesse zu vereinfachen, Fehlerquellen zu reduzieren und eine automatisierte, aktuellere Datenbasis im Lohnsteuerabzugsverfahren ähnlich den gesetzlich Versicherten zu schaffen.

Das Verfahren ist in das ELStAM-Verfahren integriert. Versicherungsunternehmen übermitteln bis zum 20. November eines Vorjahres die erwarteten monatlichen Beitragswerte (Soll-Beiträge) für das kommende Kalenderjahr an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Das BZSt verwendet diese Daten zur automatisierten Bildung der entsprechenden elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Arbeitgeber können diese ELStAM-Daten abrufen und bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde legen.

Die Beiträge, die im ELStAM hinterlegt sind, haben Vorrang vor einer vom Arbeitnehmer vorgelegten Papierbescheinigung – das heißt, Arbeitgeber dürfen nur noch die ELStAM-Daten berücksichtigen. Deshalb sind Änderungen der Beiträge (z. B. Beitragserhöhungen, Tarifwechsel) nachträglich nur über Korrekturmeldungen an das BZSt zu übermitteln, damit die ELStAM entsprechend angepasst werden.

Versicherte haben das Recht, der Übermittlung ihrer Beitragsdaten zu widersprechen (§ 39 Abs. 4a EStG). Die infolge des Widerspruchs von der Datenübermittlung ausgeschlossenen Beiträge können nicht bei der Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber werden die genannten Daten insoweit auch nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt. Ersatzweise vorgelegte (Papier-)Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Es ist eine Übergangsregelung von zwei Jahren vorgesehen, unter der in Ausnahmefällen wie technischen Problemen oder fehlerhaften/ unvollständigen Übermittlungen noch Papierersatzbescheinigungen akzeptiert werden können. Der Widerspruch zählt nicht als Ausnahmefall. Ausländische Versicherungen oder Versicherer, die nicht in Deutschland ansässig sind, sind in das elektronische Meldeverfahren nicht eingebunden. Hier müssen die Beiträge weiterhin nach altem Verfahren nachgewiesen werden.

Unsere Lohnexperten unterstützen Sie gern bei der Umsetzung der neuen Vorgaben in der Lohnabrechnung und stehen Ihnen für Rückfragen zur Verfügung.