Sonderinformation Lohn & Gehalt III | 2024

1. Betriebsveranstaltungen
2. Auszubildene
3. Prüfungsschwerpunkte durch die Rentenversicherungsträger
4. Nettolohnoptimierung

1. Betriebsveranstaltungen

Mit dem größten Volksfest der Welt, dem Münchner Oktoberfest, wird der Jahresendspurt in Bayern eingeleitet. Firmenveranstaltungen auf der Wiesn, ein Essen aufgrund eines erfolgreichen Jahresabschlusses oder die anschließenden Weihnachtsfeiern – derartige Gelegenheiten lässt man ungern verstreichen, ohne nicht auch die Mitarbeiter entsprechend teilhaben zu lassen. Wir nehmen die Jahreszeit, sowie brandaktuelle Entwicklungen seitens der Finanz- und Bundessozialgerichte zum Anlass, Sie über das Thema Betriebsveranstaltungen und die Auswirkungen im Bereich Lohn und Gehalt zu informieren.

Begriff

Betriebsveranstaltungen sind in steuerlicher Hinsicht Veranstaltungen, die ein Unternehmen für seine Angestellten ausrichtet. Hierzu zählen beispielsweise Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Firmenjubiläen oder Festivitäten anlässlich von Betriebsversammlungen.

Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten für Betriebsveranstaltungen steuerlich begünstigt sein. So können die Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden und bleiben für die Angestellten bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht bzw. einem größeren Kreis von Mitarbeitern und dass der Wert der Veranstaltung angemessen ist.

Teilnehmerkreis

Betriebsveranstaltungen stehen grundsätzlich auch Angehörigen der Mitarbeiter offen, diese haben jedoch keinen eigenen Freibetrag und sind den Kosten des begleitenden Mitarbeiters zuzurechnen. Bei der Aufteilung der Gesamtkosten kommt es weder auf die Anzahl der eingeladenen noch der zugesagten Personen an, einzig entscheidend ist die Anwesenheit. Aus diesen Gründen sind genaue Aufzeichnungen über Teilnehmeranzahl und deren Status zum Unternehmen wichtig.

Freibetrag

Betriebsveranstaltungen sind steuerlich begünstigt. Es gilt ein Freibetrag von EUR 110 für Aufwendungen je teilnehmenden Mitarbeiter. Allerdings ist der Freibetrag auf zwei Betriebsveranstaltungen (also max. auf EUR 220) pro Jahr begrenzt. Dies bedeutet, dass die Kosten für diese Veranstaltungen als Betriebsausgaben abgezogen werden können und für die Angestellten steuerfrei bleiben. Falls der Wert einer Veranstaltung den Freibetrag von EUR 110 übersteigt oder weitere Veranstaltungen stattfinden, muss der darüber hinausgehende Betrag als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Für die Prüfung der Einhaltung des Freibetrags von EUR 110 ist eine Berechnung der Gesamtkosten und die Feststellung der exakten Teilnehmerzahl erforderlich. Wir unterstützen Sie bei der korrekten Ermittlung.

Steuerliche Beurteilung von Betriebsveranstaltungen

Wird der Freibetrag von EUR 110 pro Veranstaltung für max. zwei Veranstaltungen nicht überschritten, sind die dem Mitarbeiter anlässlich einer Betriebsveranstaltung zugewendeten Vorteile steuer- und beitragsfrei.

Wird der Betrag von EUR 110 überschritten, ist nur der übersteigende Betrag steuer- und beitragspflichtig. Für diesen Betrag kann die Lohnsteuer mit 25% pauschaliert werden, die Zuwendungen bleiben dann sozialversicherungsfrei.

Die Möglichkeit der Pauschalierung mit 25% besteht auch bei allen übrigen Betriebsveranstaltungen, bei denen der Freibetrag von EUR 110 nicht (mehr) berücksichtigt werden kann. Der BFH hat entschieden, dass für die Anwendung der Pauschalbesteuerung nicht erforderlich ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht. Diese kann somit auch bei Betriebsveranstaltungen mit eingeschränkten Teilnehmerkreisen angewendet werden.

Für die Sozialversicherungsfreiheit bei pauschal besteuerten Betriebsveranstaltungen ist noch Folgendes zu beachten:

Der GKV-Spitzenverband hat im Jahr 2016 in einem Besprechungsergebnis die Auffassung vertreten, dass eine Beitragsfreiheit nur in Betracht kommt, wenn die Pauschalbesteuerung bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen, somit bis zum 28. Februar des Folgejahres, durchgeführt wird.

Gegen diese Auffassung hatte ein Unternehmen geklagt und das Urteil vom BSG liegt nun endlich vor. Demnach muss die Pauschalbesteuerung "tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden", was somit eine Verschärfung gegenüber der Auffassung des GKV-Spitzenverbands darstellt. Das BSG verweist für den Begriff "zeitnah" auf die 3-Monats-Frist für unterbliebenen Einbehalt von SV-Arbeitnehmeranteilen lt. § 28g S. 3 SGB IV. Eine Stellungnahme des GKV-Spitzenverband liegt allerdings noch nicht vor. Diese könnte in der nächsten Sitzung Ende November kommen. In der Literatur kristallisiert sich trotzdem zunehmend die Meinung heraus, dass mit "zeitnah" der 28. Februar des Folgejahres gemeint sein muss und das BSG die bereits bestehende Auffassung des GKV-Spitzenverbandes somit bestätigt hätte.

Es empfiehlt sich, der engen Auslegung der Frist zu folgen und daher spätestens alle 3 Monate die Besteuerung der Betriebsveranstaltungen vorzunehmen. Die Vornahme der Pauschalbesteuerung alle 3 Monate entzerrt somit auch den anspruchsvollen Jahresendspurt im Lohn.

2. Auszubildene

Im Herbst ist auch wieder die Zeit für den Ausbildungsstart in den Unternehmen. Die Krankenkassenwahl ist dabei ein notwendiger Schritt zu Beginn der Ausbildung. Innerhalb der ersten zwei Wochen können die Azubis frei wählen, bei welcher Krankenkasse sie sich versichern möchten. Ab dem 15. Lebensjahr können sie das Wahlrecht ohne Beteiligung ihrer gesetzlichen Vertreter ausüben. Nachdem der Azubi eine Mitgliedserklärung bei der gewählten Krankenkasse abgegeben hat, wird die Mitgliedschaft bestätigt und der Auszubildende informiert den Arbeitgeber über die getroffene Krankenkassenwahl. Grundsätzlich wird empfohlen, eine Krankenkasse mit möglichst geringen Zusatzbeiträgen zu wählen. Arbeitgeber können Ihre Azubis bei der Wahl unterstützen. Dabei ist darauf zu achten, sowohl die Interessen des Azubis zu wahren, jedoch auch die Kassenvielfalt auf Arbeitgeberseite einzudämmen. Sofern der Azubi vor Ausbildungsbeginn gesetzlich familienversichert war, ist die Wahl bereits getroffen. Es ist zu beachten, dass eine bereits vor Start der Ausbildung getroffene Wahl bis zum Ablauf von 2 Wochen nach Ausbildungsbeginn noch korrigiert werden kann.

Die Vergütung der Auszubildenden ist lohnsteuerpflichtig nach den individuellen Merkmalen (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale = ELStAM). Für den ELStAM-Abruf sind folgende Mindestinformationen notwendig:

• Geburtstag
• Steuer-ID und
• Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis

Möglicherweise zahlen Azubis keine Lohnsteuer, da das Existenzminimum für das Jahr 2024 bei EUR 11.604 jährlich liegt. Zusätzlich zum Existenzminimum wird der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von EUR 1.230 berücksichtigt. In den Lohnsteuerklassen I bis V fällt daher keine oder nur eine geringfügige Lohnsteuer an, wenn das jährliche Ausbildungsentgelt die Summe von EUR 12.870 (Grundfreibetrag EUR 11.604 + Arbeitnehmer-Pauschbetrag EUR 1.230 + Sonderausgaben-Pauschbetrag EUR 36) nicht überschreitet. Im Nebenarbeitsverhältnis mit Lohnsteuerklasse VI ist in jedem Fall Lohnsteuer fällig.

Jugendliche Auszubildende sind zu Beginn ihrer Ausbildung oft noch minderjährig und unterliegen deshalb besonderen Arbeitszeitregelungen zum Schutz ihrer Gesundheit. Gemäß dem Jugendarbeitsschutzgesetz darf der Arbeitgeber sie maximal 40 Stunden pro Woche und höchstens 8 Stunden am Tag beschäftigen. Darüber hinaus gelten spezielle Ruhezeiten und Pausenregelungen, die von volljährigen Auszubildenden abweichen. Während bei volljährigen Azubis die gleichen Pausenregelungen wie für die übrigen Mitarbeiter gelten, haben jugendliche Auszubildende Anspruch auf längere Pausen, die nicht zur Arbeitszeit zählen und nicht vergütet werden müssen. Auch der gesetzliche Mindesturlaub ist abweichend von den üblichen Regelungen für volljährig Beschäftigte. Daher empfiehlt es sich, vor Einstellung von Minderjährigen sich genau mit den Beschäftigungsregelungen vertraut zu machen.

3. Prüfungsschwerpunkte durch die Rentenversicherungsträger

Es ist erfreulich festzuhalten, dass sich die Bundessteuerberaterkammer auch weiterhin für die sozialversicherungsrechtliche Prüfung der Rentenversicherungsträger einsetzt und die Abläufe, sowie die Inhalte weitestgehend mit den steuerlichen Vorgaben in Einklang bringen möchte.

Im nächsten Symposium "Lohn im Fokus" am 10. Oktober 2024 beschäftigen sich die Vertreter mit Optimierungspotentialen in der Lohnsteueraußenprüfung und der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung. Es besteht Handlungsbedarf bei der weiteren Digitalisierung sowie Entbürokratisierung des Verfahrens und der Vereinheitlichung des Lohnsteuerrechts und Sozialversicherungsbeitragsrechts.

Trotz aller Bemühungen der Harmonisierung von Prozessen und Inhalten in der Vergangenheit kann man festhalten, dass aktuell folgende Sonderthemen bei der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung besonderes Augenmerk erhalten, da es hier regelmäßig Beanstandungen gibt, die zu Nachforderungen führen können:

• geringfügige/kurzfristige Beschäftigung
• Übergangsbereich/Gleitzone
• Umlagepflicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) sowie der Umlagesatz
• fehlerhafte Sollstellungen der Einzugsstellen (Beitragsnachweis AG)
• Gesellschafter-Geschäftsführer

Die Aufzählung der Prüfungsschwerpunkte ist weder abschließend noch nach Relevanz sortiert. Wir empfehlen, bei Unklarheiten im Zusammenhang der sozialversicherungsrechtlichen Würdigung der o.g. Sachverhalte regelmäßig einen Steuer-/Rentenberater um Rat zu fragen, um hier Rechtssicherheit zu erlangen.

4. Nettolohnoptimierung

Die Inflationsausgleichsprämie war in den letzten Jahren in aller Munde und auf vielen Gehaltsabrechnungen zu finden. Noch bis Ende 2024 ist es möglich, die steuerfreie Sonderzahlung der Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmer bis zu einer Höhe von insgesamt EUR 3.000 pro Arbeitnehmer auszuzahlen, um die gestiegenen Verbraucherpreise auszugleichen.

Für die steuerliche Anerkennung der Prämie ist es ausreichend, dass sie in einem sachlichen Zusammenhang mit der Preisentwicklung steht und es muss sich um eine zusätzliche Leistung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn handeln. Der Arbeitgeber muss die tatsächliche Betroffenheit des Arbeitnehmers der Inflation nicht prüfen und es bestehen keine Prüf- oder Dokumentationspflichten hinsichtlich der Angemessenheit.

Die zeitlichen Fristen für die Gewährung der Inflationsausgleichsprämie sind im Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz festgelegt, welches im Herbst 2022 beschlossen und dem Entwurf zugestimmt wurde. Es war somit möglich, rund 2 Jahre von diesem Steuergeschenk Gebrauch zu machen. Die Auszahlungsfrist der Prämie neigt sich nun dem Ende, sie kann nur noch bis spätestens zum 31. Dezember 2024 gewährt werden.

Nun bleibt die Frage vieler Arbeitnehmer: was folgt der Zusatzleistung Inflationsprämie? Fällt diese ersatzlos weg? Gibt es stattdessen eine Bruttolohnerhöhung? Kann ich mit anderen Benefits rechnen und wenn ja mit welchen?

All diese Fragen wollen wir in einem Webinar aufgreifen und Ihnen die Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung vorstellen.

Wenn Sie Interesse haben, zu erfahren, welche Benefits aktuell steuerbegünstig gewährt werden können oder Sie möglicherweise schon genau wissen, was Sie umsetzen wollen, aber noch nicht genau wie, dann hören Sie rein bei unserem Webinar Nettolohnoptimierung am 22. Oktober 2024 von 10.00 Uhr bis 10.45 Uhr – weitere Details dazu erhalten Sie in Kürze. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung!