GKK Tax Insights: Reisekosten, Bewirtung & Vorsteuer richtig nutzen

Der Verpflegungsmehraufwand kann bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten steuerlich geltend gemacht werden – pauschal, ohne Einzelnachweis. 

Die aktuellen (Verpflegungs-)Pauschalen für 2026 betragen:

• 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

• 14 € am Anreise- und Abreistag bei Dienstreisen, die eine Übernachtung einschließen (hier ist keine Mindestabwesenheit erforderlich)

• 28 € bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden)

Dieser Ansatz gilt für Unternehmer, Selbständige sowie Arbeitnehmer gleichermaßen.

Wichtig: Der Verpflegungsmehraufwand ist steuerlich nur als Pauschale abziehbar – tatsächliche Kosten werden nicht berücksichtigt. Höhere Aufwendungen sind nicht abzugsfähig (Abzugsbeschränkung).

Die Pauschalen werden gekürzt, wenn während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten (vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) gestellt werden (z.B. Hotel-Frühstück oder Geschäftsessen).

Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt:

• 20 % für ein Frühstück und

• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

• Dreimonatsfrist:
  Verpflegungspauschalen dürfen nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Frist ist ein steuerlicher Abzug nicht mehr möglich. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem neuen Beginn der Dreimonats-Phase.
   

  • Praxisbeispiel:
    Ein Geschäftsführer betreut ein Projekt für 4 Monate vor Ort. Nur die ersten 3 Monate berechtigen zum Ansatz – danach entfällt der Verpflegungsmehraufwand komplett.
     

• Auswärtstätigkeit vs. erste Tätigkeitsstätte:
  Der steuerliche Abzug nur möglich, wenn Sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte aufhalten. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem Sie dauerhaft tätig sind – z.B. Büro oder Betrieb. Außentermine, Baustellen oder Kundenbesuche gelten als Auswärtstätigkeit. Fahrten ins Büro zählen daher nicht.
   

• Ausland:
  Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge, die jährlich neu festgelegt wurden und sich von den Inlandswerten unterscheiden. Hier lohnt ein genauer Blick je Reiseziel.
  
  Siehe hierzu BMF, Schreiben vom 5. Dezember 2025 - |V C 5 - S 2353/00094/007/0121:
  Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026

Wichtig ist hier ebenfalls die korrekte Dokumentation der Reisedaten sowie die Einhaltung der Dreimonatsfrist. Eine Trennung zwischen Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten wird zudem empfohlen.

• Prüfen Sie Ihre aktuellen Reisekostenprozesse sowie Reisekostenabrechnungen

• Dokumentieren Sie Reisedaten und Zeiten 

• Stimmen Sie die Buchungssystematik mit Ihrer Finanzbuchhaltung ab

• Bei Fragen zur Abgrenzung von Auswärtstätigkeit und erster Tätigkeitsstätte oder zur korrekten Verbuchung sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie bei der korrekten und steueroptimierten Umsetzung.

Zu Beginn des aktuellen Schreibens geht das Bundesfinanzministerium ausführlich auf die Nachweispflichten der Steuerpflichtigen für den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben ein.

Gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG muss der Steuerpflichtige für den Abzug der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen führen.

Das BMF betont, dass die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben vom Steuerpflichtigen zeitnah gemacht werden müssen. Die Erstellung eines formlosen Dokuments (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) ist dabei ausreichend.

Der Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Bei Vorliegen einer Rechnung über die Bewirtung genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen (beachte Sonderregelungen bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen - Gesamtbetrag der Rechnung bis brutto EUR 250).

Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
   Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten.

2. Ausstellungsdatum

3. Leistungsbeschreibung
   Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten.

   Die Bewirtungsleistungen sind in der Rechnung im Einzelnen zu bezeichnen, die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht.

   Bezeichnungen wie z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind nicht zu beanstanden.

4. Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
   In der Rechnung muss für den Betriebsausgabenabzug der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend.

   Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.

5. Rechnungsbetrag
   Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Wird das Trinkgeld nicht auf der maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnung zusätzlich ausgewiesen, kann der Nachweis für das gezahlte Trinkgeld z.B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.

6. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   Die Rechnung über EUR 250 muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.

7. Rechnungsnummer
   Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wurde.

8. Name des Bewirtenden
   Nach R 4.10 Absatz 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers i.S.d. § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG erfüllt.
   
    

Nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag EUR 250 nicht übersteigt, mindestens folgende Angaben enthalten, damit die Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

2. das Ausstellungsdatum,

3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen und

4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 wurde klargestellt, dass Bewirtungsrechnungen auch als E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG übermittelt werden können. Daneben bleiben auch sonstige elektronische Rechnungsformate sowie digitalisierte Papierrechnungen für Zwecke des Betriebsausgabenabzugs zulässig. 

Für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sind bei einer vollständig digitalen Belegführung folgende zusätzliche Anforderungen zu beachten:

• Der Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg) kann elektronisch erstellt oder digitalisiert werden. 

• Die erforderlichen Angaben müssen vom Unternehmer elektronisch signiert oder elektronisch genehmigt werden. 

• Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein; Änderungen müssen dokumentiert werden. 

• Der Zeitpunkt der Erstellung, Ergänzung, Signierung oder Genehmigung muss elektronisch aufgezeichnet werden. 

• Die Bewirtungsrechnung und der Eigenbeleg sind elektronisch miteinander zu verknüpfen. Hierfür genügt auch ein eindeutiger Verweis, ein Index, Barcode oder eine Verknüpfung innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems. 

• Kann die Zuordnung zwischen Rechnung und Bewirtungsbeleg nicht eindeutig hergestellt werden, wird der Betriebsausgabenabzug versagt. 

Darüber hinaus weist die Finanzverwaltung ausdrücklich darauf hin, dass bei der elektronischen Aufbewahrung die Anforderungen der GoBD einzuhalten sind. Die eingesetzten Verfahren zur Erstellung, Ergänzung, Freigabe, Verknüpfung und Archivierung der Bewirtungsunterlagen müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. 

Besonderheiten bei Bewirtungsrechnungen

Unabhängig von der Rechnungsform müssen Bewirtungsrechnungen weiterhin die steuerlichen Mindestanforderungen erfüllen. Bei Einsatz eines elektronischen Kassensystems werden grundsätzlich nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und TSE-gesicherte Belege anerkannt. Handschriftlich erstellte oder lediglich maschinell erzeugte Belege ohne die erforderliche elektronische Aufzeichnung berechtigen grundsätzlich nicht zum Betriebsausgabenabzug. 

Bei Rechnungen über mehr als EUR 250 kann zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt und später durch eine E-Rechnung ergänzt bzw. berichtigt werden. 

Die Anforderungen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird vom Steuerpflichtigen jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.

Antragsberechtigt sind nur Unternehmer, die im Erstattungsland nicht ansässig sind und dort auch keine steuerpflichtigen Umsätze mit Registrierungspflicht ausführen (unschädlich sind z.B. Reverse-Charge-Umsätze und bestimmte steuerfrei Umsätze).

Falls das Unternehmen (auch) im Erstattungsland ansässig ist (z.B. durch eine Betriebsstätte) bzw. dort steuerpflichtige Umsätze tätigt, muss sich das Unternehmen im Erstattungsland steuerlich registrieren und die Vorsteuer dann beim örtlichen Finanzamt geltend machen.

Für EU-Mitgliedstaaten erfolgt die Antragstellung weiterhin ausschließlich elektronisch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Neu ab 2026 sind insbesondere verschärfte Anforderungen an die digitale Übermittlung von Nachweisen. Das Bundeszentralamt leitet den Antrag an den jeweiligen Erstattungsstaat weiter. Anträge auf Erstattungen für Drittländer – wie z.B. die Schweiz – müssen direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf den hierfür vorgesehenen Formularen erfolgen. 

• Mit dem BMF-Schreiben vom 2. Juni 2026 wurden die Änderungen hinsichtlich des Nachweises der in einem anderen EU-Mitgliedstaat gezahlten Vorsteuerbeträge konkretisiert.

• Die Belege müssen für alle nach dem 31. Dezember 2025 eingereichten Anträge dem BZSt digital auf deren Online-Portal bereitgestellt werden.

• Dem Antrag ist eine detaillierte Einzelaufstellung der Vorsteuerbeträge beizufügen.

• Für die Belege wurde ein Schwellenwert in Höhe von EUR 250,00 je Beleg eingeführt. Belege sind nur noch beim BZSt einzureichen, wenn der Rechnungsbetrag höher als EUR 250,00 ist. Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00 (z.B. Taxi, ÖPNV) ist prinzipiell kein Upload in das Portal des Bundesamtes mehr erforderlich. Diese Belege müssen dem Bundesamt nur noch auf Anforderung ins Portal hochgeladen werden.

Bei den Anträgen auf Erstattung der Vorsteuer aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat gilt grundsätzlich eine Antragsfrist bis zum 30. September des Folgejahres. Bis zu diesem Termin können auch Belege über das Portal des BZSt nachgereicht werden.

Bei Anträgen ins Drittland ist zu beachten, dass der Antrag bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein muss.

Mindestbeträge bei Anträgen andere EU-Staaten:

Bei Anträgen für ein Jahr muss der Vergütungsbetrag mindestens EUR 50,00 (oder einen entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen).

Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens EUR 400,00 beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.

Mindestbeträge bei Anträgen ins Drittland:

Hier sind die Mindestbeträge je nach Land unterschiedlich. Bei Anträgen in die Schweiz beträgt der Mindestbetrag aktuell CHF 500,00. Ein Antrag ist nur einmal jährlich möglich.

Wichtig:

Die Prüfung des Antrages auf Vorsteuervergütung erfolgt jeweils durch die ausländischen Behörden. Diese prüfen die Abzugsfähigkeit ausschließlich nach nationalem Recht, dies führt in vielen Fällen zu Einschränkungen beim Abzug der Vorsteuer bei z.B. Pkw-Kosten oder Bewirtungen. Die Regelungen des deutschen Fiskus sind also häufig nicht auf die Regelungen der anderen Länder übertragbar.