Sonderinformation Lohn & Gehalt III 2021
- Fahrräder und E-Bikes
- Betriebliche Gesundheitsförderung
- COVID-19-Schutzimpfung am Arbeitsplatz
- Rahmenverträge mit Fitnessstudios
- Erholungsbeihilfen
- Belegschaftsrabatte
- Überlassung von Smartphones und Computern
- Gutscheine und Geldkarten (Prepaid-Karten)
- Erleichterungen bei der Kurzarbeit
- Abfindungen ermäßigte oder reguläre Besteuerung
1. Fahrräder und E-Bikes
Fahrräder und E-Bikes im betrieblichen Fuhrpark sind in Ballungszentren mittlerweile keine Seltenheit mehr. Knapper Parkraum sowie die aktuelle Corona-Pandemie veranlassen viele Arbeitnehmer dazu, den Weg ins Büro mit dem Fahrrad zurückzulegen.
Die lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der geldwerten Vorteile der Fahrradgestellung hängt davon ab, ob das Fahrrad vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen wird oder ob die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung stattfindet. Ferner ist zu unterscheiden, ob es sich um ein normales Fahrrad bzw. E-Bike mit einer Geschwindigkeit bis 25 km/h oder um ein E-Bike mit einer Geschwindigkeit über 25 km/h handelt.
Normales Fahrrad / E-Bike bis 25 km/h
Normale Fahrräder und E-Bikes bis 25 km/h Höchstgeschwindigkeit werden verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug eingeordnet. Zu unterscheiden sind für die steuerrechtliche Einordnung, ob das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder mit einer Gehaltsumwandlung zur Verfügung gestellt wird:
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn:
Wird das Fahrrad/E-Bike dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt, ist der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungsfrei.
Im Rahmen einer Gehaltsumwandlung:
Wird das Fahrrad/E-Bike im Rahmen einer Gehaltsumwandlung zur Verfügung gestellt, ist der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der geldwerte Vorteil beträgt seit dem 1. Januar 2020 1 % von ¼ der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers. Hiermit sind sämtliche Fahrten (Privatfahrten und Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte) abgegolten.
Der Vorteil des Arbeitnehmers bei der Gehaltsumwandlung ergibt sich aus dem Umstand, dass der niedrigere Bruttolohn zu einer Minderung der Lohnsteuer und Sozialversicherung führt. Die tatsächlichen monatlichen Kosten des Arbeitnehmers für das Fahrrad liegen in der Minderung des Bruttolohns abzüglich der hierauf entfallenden Lohnsteuer und Sozialversicherung. Gegenüber der Anschaffung eines eigenen Fahrrads kann sich eine Kostenersparnis von bis zu 50 % ergeben.
E-Bikes über 25 km/h
E-Bikes über 25 km/h werden verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug eingestuft.
Für diese gelten die normalen Regelungen zum geldwerten Vorteil bei einer Kraftfahrzeugüberlassung. Der geldwerte Vorteil ist voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, unabhängig davon, ob das E-Bike zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung zur Verfügung gestellt wird.
Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt 1 % von ¼ der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, hinzu kommen noch 0,03 % von ¼ der unverbindlichen Preisempfehlung für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
2. Betriebliche Gesundheitsförderung
Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, die in überwiegend eigenbetrieblichem Interesse erfolgen, stellen keinen Arbeitslohn dar und unterliegen somit weder der Lohnsteuer noch der Sozialversicherung. Hierunter fallen zum Beispiel:
- Schutzimpfungen, die von der ständigen Impfkommission empfohlen werden
- Zurverfügungstellung ergonomischer Arbeitsmittel
- Beratung zur Gestaltung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen
Darüber hinaus kann der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungsfrei Leistungen zur Gesundheitsförderung der Arbeitnehmer erbringen. Hierunter fallen zum Beispiel folgende Maßnahmen:
- Reduzierung von Bewegungsmangel durch gesundheitssportliche Aktivität
- Vorbeugung und Reduzierung gesundheitlicher Risiken durch verhaltens- und gesundheitsorientierte Programme
- Förderung der Stressbewältigungskompetenz
- Gesundheitsgerechte Ernährung
- Suchtprävention
Die Steuerfreiheit der vorgenannten Maßnahmen setzt eine Zertifizierung der Zentralen Prüfstelle Prävention oder einer Krankenkasse voraus.
3. COVID-19-Schutzimpfung am Arbeitsplatz
Seit kurzem werden Impfungen gegen COVID-19 auch außerhalb von Impfzentren durch Haus- und Betriebsärzte angeboten. Hierdurch haben auch Arbeitgeber in Zusammenarbeit mit Betriebsärzten die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern eine Impfung am Arbeitsplatz anzubieten.
Hierzu stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber die Kosten für die Schutzimpfung übernehmen muss. Die COVID-19-Schutzimpfung zählt zu den Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung. Betriebsärzte nehmen zwar üblicherweise nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teil, so dass ihre Leistungen grundsätzlich nicht über die Krankenkassen abgerechnet werden können. Die Sozialgesetzgebung sieht jedoch vor, dass die Krankenkassen zur Erhöhung der Impfquote auch mit Betriebsärzten Verträge über die Durchführung von Schutzimpfungen abschließen sollen. Sofern solche Verträge abgeschlossen wurden, trägt die Krankenkasse auch die Kosten für im Unternehmen durchgeführte Schutzimpfungen.
Sollte ein solcher Vertrag nicht bestehen und der Arbeitgeber sich trotz der selbst zu tragenden Kosten für das Anbieten der Schutzimpfungen im Betrieb entscheiden, entsteht hierdurch für die Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, da die Schutzimpfung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt.
Entscheidet sich der Arbeitgeber, die Mitarbeiter mit einer Prämie in Form von Geld, Gutscheinen oder Geschenken zur Impfung zu motivieren, liegt immer steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Bei Gutscheinen oder Geschenken kann jedoch die Freigrenze für Sachbezüge von EUR 44,00 angewendet werden, um diese steuerfrei zu belassen. Damit eine solche Prämie nicht zur Kostenfalle wird, sollte immer vorausschauend geplant werden.
4. Rahmenverträge mit Fitnessstudios
Wenn ein Arbeitgeber mit einem Fitnessstudio einen Rahmenvertrag abschließt, der den Arbeitnehmern die kostenlose Nutzung des Fitnessstudios ermöglicht, liegt ein Sachbezug vor. Die Steuerbefreiung für die betriebliche Gesundheitsförderung kommt hierbei nicht in Betracht, da Maßnahmen in Fitnessstudios üblicherweise nicht nach Sozialgesetzbuch zertifizierbar sind. Jedoch kann hier die Freigrenze für Sachbezüge von EUR 44,00 im Monat angewendet werden.
Für die Anwendung der Freigrenze stellt sich die Frage, wann dem Arbeitnehmer der Sachbezug zeitlich zufließt. Da die Verträge in der Regel eine fest definierte Laufzeit haben, ist die Finanzverwaltung bisher davon ausgegangen, dass dem Arbeitnehmer der Sachbezug für das gesamte Jahr am Anfang der Vertragslaufzeit zufließt. Hierdurch wird die Freigrenze immer überschritten, was in der Folge zu einer Versteuerung des Sachbezugs führt.
Der Bundesfinanzhof hat jedoch in jüngster Rechtsprechung entschieden, dass dem Arbeitnehmer der Sachbezug ratierlich in jedem Monat der Vertragslaufzeit zufließt. Sofern der Monatsbeitrag dann unter der Grenze von EUR 44,00 liegt, ist der Sachbezug steuerfrei.
Das Urteil ist hinsichtlich der Anwendung Freigrenze für Sachbezüge positiv. Es ist jedoch leider nicht über den Einzelfall hinaus anzuwenden. Im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen wird es bei diesem Thema daher auch zukünftig Konflikte mit dem Finanzamt geben können.
5. Erholungsbeihilfen
Vom Arbeitgeber können Beihilfen für die allgemeine Erholung eines Arbeitnehmers gezahlt werden. Der Arbeitgeber kann diese pauschal mit 25 % versteuern, was wiederum zur Sozialversicherungsfreiheit beim Mitarbeiter führt. Zu beachten ist jedoch, dass die Pauschalbesteuerung nur in Betracht kommt, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang (innerhalb von 3 Monaten) mit dem Urlaub eines Arbeitnehmers gezahlt wird. Ebenso sind die Beihilfen im Rahmen der Pauschalbesteuerung auf folgende Beträge begrenzt:
- EUR 156,00 für den Arbeitnehmer
- EUR 104,00 für den Ehegatten des Arbeitnehmers
- EUR 52,00 für jedes Kind des Arbeitnehmers.
6. Belegschaftsrabatte
Überlässt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt Waren oder Dienstleistungen, stellen diese Sachbezüge grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Sofern der geldwerte Vorteil monatlich maximal EUR 44,00 beträgt, wird dieser steuerfrei gestellt.
Wenn der Arbeitgeber jedoch die Waren oder Dienstleistungen selbst herstellt bzw. erbringt und diese überwiegend an fremde Dritte vertreibt, kommt die Anwendung des Rabattfreibetrags von EUR 1.080,00 pro Jahr in Betracht. Bei dieser Vorschrift handelt es sich um ein Wahlrecht, welches aktiv ausgeübt werden muss.
Der Sachbezug wird bei Anwendung des Rabattfreibetrags anders bewertet als bei Anwendung der monatlichen Freigrenze für Sachbezüge. In bestimmten Konstellationen kann die Anwendung der monatlichen Freigrenze von EUR 44,00 daher auch zu einem günstigeren Ergebnis für den Arbeitnehmer führen als der Rabattfreibetrag. Vor Ausübung des Wahlrechts sollte somit geprüft werden, welche Alternative die für den Arbeitnehmer günstigste Lösung ist.
7. Überlassung von Smartphones und Computern
Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern leihweise Datenverarbeitungsgeräte, ist diese Überlassung steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist allerdings, dass die Geräte üblicherweise im Unternehmen verwendet werden. Als Datenverarbeitungsgeräte gelten in diesem Zusammenhang Computer, Laptops, Tablets, Smartphones sowie Smartwatches, aber auch die dazugehörige Software und das Zubehör.
Die Überlassung kann entweder als reine Arbeitgeberleistung oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgen. Unerheblich bei der Überlassung ist, ob das Gerät für berufliche oder private Zwecke genutzt wird. Auch bei einer ausschließlichen Privatnutzung ist die Steuerbefreiung uneingeschränkt anwendbar.
Geht das Gerät in das Eigentum des Arbeitnehmers über (durch Schenkung oder verbilligten Verkauf), unterliegt der hieraus entstehende geldwerte Vorteil der Lohnsteuer. Die Versteuerung kann jedoch pauschal mit 25% erfolgen, was zur Sozialversicherungsfreiheit führt. Die Pauschalversteuerung ist jedoch nur möglich, wenn die Übereignung an den Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Sofern die Übereignung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt, führt dies zur uneingeschränkten Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
8. Gutscheine und Geldkarten (Prepaid-Karten)
In Ergänzung zu unserem Artikel „Nichtbeanstandungsregelung bis 31. Dezember 2021 für Geldkarten (Prepaid-Karten)" im letzten Lohn-Newsletter möchten wir Sie auf dem Laufenden halten. Das Bundesfinanzministerium hat am 13. April 2021 das lang erwartete Anwendungsschreiben zur Abgrenzung zwischen Barlohn und Sachbezügen veröffentlicht. Aus diesem ergeben sich folgende Grundsätze:
Zum Barlohn gehören nunmehr, per gesetzlicher Definition, zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.
Als Sachbezüge gelten folgende Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und zudem die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen:
- Gutscheine, die berechtigen, Waren und Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins aus seiner Produktpalette zu beziehen (Händlergutscheine und Gutscheine von Onlinehändlern, die nur zum Bezug von Waren aus seiner eigenen Produktpalette berechtigen)
- Gutscheine, die berechtigen, Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen (City- und Centergutscheine)
- Gutscheine, die berechtigen, Waren oder Dienstleistungen aus einer eng begrenzten Produktpalette zu beziehen (Gutscheine für Benzin, E-Bikes, Carsharing, Fitnessstudios, Streamingdienste etc.)
- Gutscheine, die berechtigen, Waren oder Dienstleistungen für bestimmte soziale Zwecke zu beziehen (Essensmarken, Verzehrgutscheine und Behandlungskarten für ärztliche Leistungen, Reha-Maßnahmen und betriebliche Gesundheitsmaßnahmen)
Problematisch sind in diesem Zusammenhang insbesondere Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen in der Produktpalette sowie Gutscheine großer Onlinehändler, die auch zum Bezug von Waren aus einem Marketplace verwendet werden können. Diese gelten nunmehr als Barlohn, mit der Folge, dass die Steuerfreigrenze von EUR 44,00 pro Monat nicht mehr angewendet werden kann. Es bleibt abzuwarten, ob die betroffenen Anbieter ihr Geschäftsmodell an die neue Rechtslage anpassen werden. Wir empfehlen Ihnen, die weitere Entwicklung auch in Bezug auf etwaige Kündigungsfristen im Blick zu behalten.
Der Gesetzgeber hat eine Übergangsregelung zur Anwendung der neuen Rechtsgrundlagen erlassen. Bis zum 31. Dezember 2021 wird es nicht beanstandet, wenn Gutscheine und Geldkarten, die nicht die Voraussetzungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen, noch als Sachbezüge beurteilt werden.
Festzuhalten bleibt jedoch, dass ab dem Jahr 2022 Gutscheine und Geldkarten mit unbegrenztem Akzeptanzkreis als Barlohn und nicht mehr als Sachbezug gelten. Wir empfehlen Ihnen, die internen Prozesse für Mitarbeiterbenefits an die geltende Rechtslage anzupassen.
9. Erleichterungen bei der Kurzarbeit
Aufgrund der wirtschaftlichen Auswirkungen der anhaltenden Corona-Pandemie hat die Bundesregierung kurzfristig die Erleichterungen bei der Kurzarbeit verlängert.
Ursprünglich war geplant, dass ab 1. April 2021 die Kurzarbeit nur eingeführt werden kann, wenn mindestens 1/3 der Arbeitnehmer einen Entgeltausfall von mehr als 10% haben. Ferner sollten negative Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung der Kurzarbeit aufgebaut werden.
Nun gilt weiterhin folgendes:
Betriebe, die bis zum 30. Juni 2021 erstmals oder nach mindestens dreimonatiger Unterbrechung erneut Kurzarbeit einführen, können die erleichterten Zugangsbedingungen bis zum 31. Dezember 2021 in Anspruch nehmen. Mit der Verlängerung gilt weiterhin, dass ein Betrieb Kurzarbeit anmelden kann, wenn mindestens 10% der Beschäftigten einen Entgeltausfall von mindestens 10% haben. Auf den Aufbau von negativen Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung der Kurzarbeit wird weiterhin verzichtet.
10. Abfindungen ermäßigte oder reguläre Besteuerung
Durch die Corona-Pandemie kommt es nun häufiger zu Kündigungen und auch zu Abfindungszahlungen. Diese Abfindungen sind aus steuerlicher Sicht Entschädigungszahlungen, die der Arbeitnehmer als Ausgleich für die mit der Auflösung des Arbeitsverhältnisses verbundenen Nachteile erhält.
Sozialversicherungsrechtlich gelten die Abfindungen wegen der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht als Arbeitsentgelt. Sie stellen eine Ausgleichszahlung für den Wegfall der künftigen Verdienstmöglichkeiten wegen dem Verlust des Arbeitsplatzes dar.
Abfindungen gehören jedoch zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, der tarifermäßigt nach der Fünftelregelung besteuert werden kann. Diese ermäßigte Besteuerung ist nur möglich, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Der Arbeitgeber hat die Anwendung der Fünftelregelung unbedingt zu prüfen, da dieser für eine zu niedrig abgeführte Lohnsteuer haftet. Ohne Zusammenballung muss die Abfindung als normaler sonstiger Bezug versteuert werden (reguläre Besteuerung).
Um das Haftungsrisiko des Arbeitgebers bei der Lohnversteuerung von Entlassungsabfindungen möglichst gering zu halten, ist die korrekte Beurteilung des Arbeitgebers durch eine Vergleichsberechnung vorzunehmen. Die Vergleichsberechnung berücksichtigt den zeitlichen und den betragsmäßigen Aspekt.
Zeitlicher Aspekt:
Die Entlassungsentschädigung muss dem Arbeitnehmer grds. in einem Jahr zufließen. Fehler bei der Auszahlung (z.B. gesplittete Auszahlung über mehrere Jahre) können dazu führen, dass die ermäßigte Besteuerung insgesamt verloren geht. Den Zufluss innerhalb eines Jahres hat der BFH aufgeweicht.
Betragsmäßiger Aspekt – Zusammenballung der Einkünfte:
Wichtig ist vor allem, dass es zu einer Zusammenballung von Einkünften kommt. Dies ist zu bejahen, wenn:
- die Abfindungssumme höher ist als der durch die Auflösung des Dienstverhältnisses bis zum Jahresende entgehende Arbeitslohn oder
- die Jahreseinkünfte mit der Abfindung und etwaigen Einkünften aus einer neuen Beschäftigung höher sind, als dies bei Fortsetzung des Dienstverhältnisses der Fall gewesen wäre.
Hinweis:
Die ermäßigte Besteuerung kann der Arbeitnehmer stets im Rahmen seiner persönlichen ESt-Erklärung vom Finanzamt überprüfen lassen. Insofern empfehlen wir aus Sicht des Arbeitgebers aus Haftungsgründen die ermäßigte Besteuerung nur in eindeutigen Fällen im Rahmen des Lohnsteuerabzugs anzuwenden. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.