Die fünf Schritte zum ab 2015 geltenden automatischen Kirchensteuerabzugs-Verfahren

A. Hintergrund

Ab dem 1. Januar 2015 wird das neue Kirchensteuerabzugs-Verfahren umgesetzt (Siehe auch GKK PARTNERS Information vom 24.6.2014).

Neben Finanzdienstleistungs- und Kreditinstituten sind künftig auch alle übrigen Kapitalgesellschaften – unabhängig von ihrer Größe – verpflichtet, bei Kapitalerträgen, die an natürliche Personen ausgezahlt werden und für die Kapitalertragsteuer einzubehalten ist (z. B. Ausschüttungen an Gesellschafter oder Zinszahlungen an Darlehensgeber) den Kirchensteuerabzug vorzunehmen.

Dazu müssen Kapitalgesellschaften grundsätzlich jedes Jahr jeweils zwischen dem 1. September bis 31. Oktober (erstmals im Jahr 2014) die Religionszugehörigkeit ihrer Gesellschafter durch einen automatisierten Datenabruf beim Bundeszentralamt für Steuern (im Folgenden: BZSt) erfragen. Ergebnis dieser Datenabfrage ist das sog. Kirchensteuerabzugsmerkmal (im Folgenden: KiStAM), ein sechsstelliger Schlüssel, der u. a. über die Zugehörigkeit des Anteileigners zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft und den jeweils gültigen Kirchensteuersatz informiert und den Kirchensteuereinbehalt im Fall von Ausschüttungen, Zinszahlungen etc. des folgenden Jahres zugrunde zu legen ist. Ist der Gesellschafter konfessionslos, übermittelt das BZSt eine Nullmeldung; in diesem Fall ist keine Kirchensteuer einzubehalten.

Der Gesellschafter hat die Möglichkeit, der Übermittlung von Angaben zur Religionszugehörigkeit generell zu widersprechen (sog. Sperrvermerk). Die Erklärung zum Sperrvermerk muss einmalig bis zum 30. Juni des Jahres, nach dem eine Sperrwirkung erreicht werden soll, auf amtlichem Vordruck beim Bundeszentralamt für Steuern eingehen und gilt bis auf Widerruf für alle Anfragen. Wenn ein Sperrvermerk vorliegt, wird ebenfalls eine Nullmeldung übermittelt. Kapitalgesellschaften sowie Finanzdienstleistungs- und Kreditinstitute können für diesen Personenkreis keine Kirchensteuer einbehalten und abführen. Das BZSt informiert in diesen Fällen das Wohnsitzfinanzamt des Zahlungsempfängers. Dieser ist verpflichtet die Kapitalerträge, für die keine Kirchensteuer einbehalten wurde, in seiner Einkommensteuererklärung anzugeben.

Bisher war der Schuldner der Kapitalertragsteuer, also der Empfänger der Ausschüttung bzw. Zinszahlung, verpflichtet, entweder einen Antrag auf Einbehalt der Kirchensteuer bei seinen Finanzdienstleistungs- und Kreditinstituten zu stellen oder die Kapitalerträge bei seiner Steuererklärung anzugeben, um die Kirchensteuer nachträglich zu entrichten.

Damit Kapitalgesellschaften ab dem 1. Januar 2015 Gewinnausschüttungen korrekt durchführen können, müssen folgende Arbeitsschritte erledigt werden:

1. Information der Anteilseigner
2. Sammeln der relevanten Gesellschafterdaten
3. Schaffung der technischen Voraussetzungen
4. Abruf der Kirchensteuerabzugsmerkmale
5. Anmelden und Abführen der Kapitalertragsteuer und ggfs. Kirchensteuer

B. Die fünf Schritte zum automatischen Kirchensteuerabzugsverfahren im Detail

Schritt 1: Information der Anteilseigner

Die Kapitalgesellschaften müssen ihre Anteilseigner – schriftlich oder in anderer geeigneter Form – jährlich, erstmals in 2014 über die Datenabfragen und die Möglichkeit des Widerspruchs (sog. Sperrvermerk, s. o.) informieren. Der Hinweis muss so rechtzeitig erfolgen, dass die Gesellschafter spätestens bis zum 30. Juni eines jeden Jahres dem Datenabruf gegenüber dem BZSt widersprechen können.

Schritt 2: Sammeln der relevanten Gesellschafterdaten

Zur Durchführung des automatisierten Datenabrufs durch die Kapitalgesellschaften werden die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum der Anteilseigner benötigt.

Sollten Ihnen diese Daten nicht bereits vorliegen (z. B. geht die Steueridentifikationsnummer der wesentlich beteiligten Anteilseigner regelmäßig aus der Anlage WA zur Körperschaftsteuererklärung der Kapitalgesellschaft hervor), können sie entweder direkt beim Anteilseigner – gegebenenfalls bereits mit dem an die Anteilseigner gerichteten Hinweisschreiben (vgl. Schritt 1) – erfragt werden. Alternativ kann die Steueridentifikationsnummer auch beim BZSt abgefragt werden; diese Abfrage hat nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu erfolgen und kann zusammen mit der Abfrage des KiStAM (vgl. Schritt 4) durchgeführt werden. Hierfür sind allerdings erst die im folgenden Gliederungspunkt beschriebenen technischen Voraussetzungen zu schaffen.

Schritt 3: Schaffung der technischen Voraussetzungen

Damit eine Kapitalgesellschaft am automatischen Kirchensteuerabzugsverfahren teilnehmen kann, sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen:

(1) Zertifizierung der Kapitalgesellschaft für das BZSt-Online-Portal (im Folgenden: BOP)

(2) Zulassung der Gesellschaft zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Schaffung der technischen Voraussetzungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen, die im Folgenden detaillierter beschriebenen Maßnahmen so bald wie möglich anzustoßen.

Zu (1): Zertifizierung

Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:

• Sollte die Kapitalgesellschaft bereits über ein BOP- oder ELSTER-Zertifikat verfügen, kann dieses Zertifikat auch für das Verfahren zum Kirchensteuerabzug verwendet werden.

• Sofern die Gesellschaft jedoch noch kein BOP- oder ELSTER-Zertifikat hat, muss sich die Gesellschaft zuerst einmalig beim BZSt registrieren und ein elektronisches Zertifikat für das BOP erwerben. Nach erfolgreicher Registrierung teilt das BZSt der Gesellschaft ihre Zugangsdaten zur Nutzung des Zertifikats postalisch und per E-Mail mit.

In einigen Sonderfällen kann die Registrierung unterbleiben. Vom BZSt werden u. a. folgende Sonderfälle genannt:

 

• An einer GmbH sind nur Kapitalgesellschaften beteiligt.

• Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Ein-Personen-GmbH ist konfessionslos.

• Es ist sehr unwahrscheinlich, dass im Folgejahr eine Ausschüttung vorgenommen werden wird (z. B. wegen hoher Verlustvorträge oder schlechter Ertragslage).

Zu (2): Zulassung zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren

Unter Zuhilfenahme des BOP-Zertifikats kann im BOP auf den Antrag auf Zulassung zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren zugegriffen werden.

Der ausgefüllte Antrag ist sowohl auf elektronischem Wege als auch per Post in Form eines unterzeichneten Exemplars an das BZSt zu senden.

Nach Zulassung zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren übermittelt das BZSt der Gesellschaft postalisch eine Zulassungsnummer, unter der dann die Abfrage der Steueridentifikationsnummer (vgl. Schritt 2) bzw. des KiStAM (vgl. Schritt 4) erfolgen kann.

Schritt 4: Abruf der Kirchensteuerabzugsmerkmale

Unabhängig davon, ob tatsächlich eine Auszahlung geplant ist, sind die KiStAM der Gesellschafter beim Bundeszentralamt für Steuern auf Basis eines amtlich vorgeschriebenen Datensatzes mittels Datenfernübertragung abzufragen. Die sog. stichtagsbezogene Regelabfrage ist jährlich im Zeitraum vom 1. September bis 31. Oktober durchzuführen, erstmals in 2014.

Sofern zum Zeitpunkt der Regelabfrage mit absoluter Sicherheit feststeht, dass im Folgejahr keine Ausschüttung vorgenommen werden wird, kann lt. Website des BZSt ein Abruf der KiStAM unterbleiben. Dies betrifft Fälle, in denen aufgrund des Gesellschaftsvertrages bzw. eines Gesellschafterbeschlusses eine Gewinnausschüttung ausgeschlossen ist oder eine GmbH Komplementärin einer GmbH [&] Co. KG ist, und die GmbH niemals Gewinne ausschütten wird.

Neben der Regelabfrage besteht in Sonderfällen wie dem Eintritt neuer Gesellschafter oder der Begründung neuer Geschäftsbeziehungen, aber auch auf Wunsch des Empfängers von Ausschüttungen oder Zinszahlungen, die Möglichkeit eine sog. Anlassabfrage durchzuführen.

Für den Abruf der KiStAM wird die o.g. Zulassungsnummer (vgl. Schritt 3) benötigt.

Schritt 5: Anmelden und Abführen der Kapitalertragsteuer und ggfs. Kirchensteuer

Bei einer Ausschüttung ist dann – wie gewohnt – eine Kapitalertragsteuer-Anmeldung abzugeben. In dieser sind die in Schritt 4 abgerufenen KiStAM der Gesellschafter zu erfassen. Neben der Kapitalertragsteuer wird dann auch – falls kein Sperrvermerk gesetzt wurde oder die Gesellschafter nicht konfessionslos sind – die Kirchensteuer auf die Kapitalertragsteuer für die Anteilseigener einbehalten und ans Finanzamt abgeführt.

C. Unsere Serviceleistungen

Gerne unterstützt Sie GKK PARTNERS bei der Durchführung der oben beschriebenen Schritte:

• Zwar ist vorgesehen, dass die Registrierung und Zulassung beim BZSt nicht durch beauftragte Dritte durchgeführt werden kann, sondern dass dies durch die Gesellschaft selbst erfolgen muss, wir stehen Ihnen hierbei jedoch auch gerne beratend zur Seite.

• Wenn Sie dies wünschen, nehmen wir nach erfolgter Zulassung Ihrer Gesellschaft zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren auch gerne den Datenabruf der KiStAM vor.

• Und natürlich erstellen wir auch wie gewohnt Ihre Kapitalertragsteuer-Anmeldung.