Modernisierung der GoBD – Update 2024

Mit Wirkung zum 1. April 2024 wurde vom Bundesfinanzministerium (BMF) ein neues Schreiben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wirksam. 

Neben der Anpassung von grundsätzlichen Begrifflichkeiten wurde insbesondere der Weg geebnet den Datenaustausch mit der Finanzbehörde über Cloudsysteme zu ermöglichen. Darüber hinaus wurden ergänzende Informationen veröffentlicht, welche Datenformate von der Finanzbehörde im Zuge der Datenüberlassung akzeptiert werden. 

Datenüberlassung

In den neuen GoBD konkretisiert die Finanzbehörde, dass sich das Recht auf den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO in allen dort genannten Ausgestaltungen auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt. Eine Bereitstellung von Daten kann nun sowohl in Form eines Speichermediums (z. B. USB-Stick, Festplatte) als auch über eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde erfolgen. Ob es dabei eine länderübergreifende Datenaustauschplattform geben wird, bleibt abzuwarten. Darüber hinaus ist auch eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten auf mobilen Endgeräten der Finanzbehörden unabhängig vom jeweiligen Einsatzort zulässig. 

Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung

In den neuen GoBD wurde in den Anlagen ergänzende Informationen zur Datenüberlassung festgelegt. Neben grundsätzlichen Informationen zu zulässigen Datenformaten wurden auch Formate festgelegt, die zukünftig nicht mehr von den Finanzbehörden akzeptiert werden (u. a. ASCII-Druckdateien, Lotus 123). Aufgrund der Vielzahl an rechnungslegungsrelevanten ERP-Lösungen müssen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten und zur Auswertung der Daten notwendige Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. In der Praxis hat sich der sog. Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung etabliert. Dieser Standard sieht eine einheitlich, technische Bereitstellunghilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten vor (IDEA-Standard). Mit der Neuregelung des § 158 AO im Zuge des DAC7-Umsetzungsgesetzes wurden der Finanzverwaltung Schätzungsbefugnisse eingeräumt, auch wenn die Buchführung sachlich richtig ist und den übrigen Ordnungsmäßigkeitskriterien formal entspricht, aber kein technischer Export von Daten über eine einheitliche digitale Schnittstelle möglich ist.

Verpflichtende Umsetzung einer Verfahrensdokumentation

Die IT-gestützte Buchführung besteht häufig aus mehreren IT-Anwendungen (Vor- und Hauptsystem), die über manuelle, teilautomatisierte bzw. automatisierte Schnittstellen miteinander verbunden sind. Um die Komplexität und die zugrundeliegenden IT-gestützten Geschäftsprozesse und Verfahren nachvollziehbar und nachprüfbar zu gestalten, ist in jeden Fall eine Verfahrensdokumentation notwendig. Die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird von den neuen GoBD nochmals untermauert.

Eine Verfahrensdokumentation sollte dabei folgende Bausteine beinhalten:

• allgemeine Beschreibung, 
• einer Anwenderdokumentation, 
• einer technischen Systemdokumentation und
• einer Betriebsdokumentation

Art und Umfang der Ausgestaltung ist immer abhängig vom eingesetzten IT-gestützten Buchführungssystem und der damit verbundenen Aufbau- und Ablauforganisation. 

Risiken bei fehlender bzw. unvollständiger Verfahrensdokumentation

Durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation können Risiken aus einer Betriebsprüfung reduziert werden. Auf Basis einer vollständigen und GoBD-konformen Verfahrensdokumentation können Sie gegenüber dem Betriebsprüfer den dokumentierten Nachweis erbringen, dass Sie die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen. Eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation mit Versionshistorie bietet die Chance, Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit angemessen entgegenzutreten. Kann eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, besteht grundsätzlich ein materieller Mangel, der zum Versagen des Vorsteuerabzugs, die Verwerfung der Buchführung oder zur Hinzuschätzung führen kann. 

Fazit

Es war höchste Zeit, dass auch die Finanzbehörde den Trend der Digitalisierung erkannt hat und entsprechend danach handelt. Mit dem neuen GoBD-Schreiben werden die Weichen für eine zunehmend digitalisierte Außenprüfung gestellt. Steuerrechtlich relevante Daten können über eine einheitliche digitale Schnittstelle aus dem Buchführungssystem extrahiert werden. Mobile Work ist auch im Rahmen von Betriebsprüfungen nicht mehr wegzudenken. Um die Komplexität von bestehenden rechnungslegungsrelevanten IT-gestützten Geschäftsprozessen für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar zu gestalten bzw. zu beschreiben, ist eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich. Insbesondere zur Reduzierung von steuerrechtlichen Risiken sowie der unternehmerischen Haftung ist eine Verfahrensdokumentation ein wesentlicher Baustein in einer Betriebsprüfung und regelmäßig Gegenstand der Prüfungsanordnung.

Sie haben weiterführende Fragen zu den aktuellen Neuerungen der GoBD? Das Team von GKK PARTNERS IT Consulting steht Ihnen gerne zur Verfügung.